Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko biurokracja – to wymóg prawny, którego nieprzestrzeganie grozi surowymi karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Od 2019 roku akta osobowe składają się z 4 części (A, B, C, D), a w niektórych przypadkach dochodzi część E.

Podział akt osobowych

Prawidłowo prowadzona teczka osobowa powinna być podzielona chronologicznie i tematycznie:

Część A – Ubieganie się o zatrudnienie

Tutaj trafiają dokumenty zgromadzone w procesie rekrutacji: CV, listy motywacyjne, kwestionariusze osobowe dla kandydata, świadectwa pracy z poprzednich lat oraz dyplomy potwierdzające kwalifikacje.

Część B – Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia

To zazwyczaj najobszerniejsza część. Zawiera:

  • Umowę o pracę i ewentualne aneksy.
  • Zakres obowiązków.
  • Zaświadczenia lekarskie (wstępne, okresowe).
  • Potwierdzenia szkoleń BHP.
  • Wnioski o urlopy wychowawcze czy macierzyńskie.

Część C – Ustanie zatrudnienia

Dokumenty związane z końcem współpracy: wypowiedzenie, świadectwo pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem komorniczym.

Część D – Kary i odpowiedzialność porządkowa

Ta część (dodana nowelizacją) zawiera odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Ważne: dokumenty te usuwa się po określonym czasie nienagannej pracy!

E-akta – przyszłość kadr

Warto pamiętać, że obecnie dopuszczalne jest prowadzenie akt w formie elektronicznej (e-akta). Wymaga to jednak spełnienia szeregu wymogów technicznych i zabezpieczeń.

Masz problem z uporządkowaniem dokumentacji w firmie? W PayrollSolution oferujemy usługę audytu kadr – sprawdzimy Twoje teczki i pomożemy wyprowadzić zaległości.