Nasze Usługi

Zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników:
Kompleksowe zakładanie teczek osobowych dla nowych pracowników zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy (część A, B, C, D). Weryfikacja kompletności dokumentów (umowy, aneksy, oświadczenia, zgody, orzeczenia lekarskie, zaświadczenia z poprzednich miejsc pracy itp.) oraz bieżące uzupełnianie i archiwizowanie dokumentacji w formie papierowej i/lub elektronicznej.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami:
Monitorowanie zmian w przepisach prawa pracy i dostosowywanie sposobu prowadzenia akt osobowych do aktualnych wymogów. Dbanie o poprawność formalną dokumentów (daty, podpisy, podstawy prawne), porządkowanie i właściwe oznaczanie teczek, przygotowywanie dokumentacji do ewentualnych kontroli (PIP, ZUS).

Przygotowywanie świadectw pracy:
Sporządzanie świadectw pracy dla pracowników kończących zatrudnienie, z uwzględnieniem wszystkich wymaganych elementów (okresy zatrudnienia, zajmowane stanowiska, wykorzystane urlopy, okresy choroby, urlopy bezpłatne, kary porządkowe itp.). Współpraca z działem płac w zakresie pozyskania danych niezbędnych do prawidłowego wypełnienia świadectwa oraz terminowe wydawanie świadectw pracownikom.

Obsługa badań profilaktycznych pracowników:
Przygotowywanie i wystawianie skierowań na wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie, zgodnie z zajmowanym stanowiskiem i występującymi czynnikami szkodliwymi. Monitorowanie terminów ważności badań i przypominanie pracownikom oraz przełożonym o konieczności ich odnowienia. Prowadzenie ewidencji badań oraz archiwizacja orzeczeń lekarskich w aktach osobowych.

Organizacja szkoleń BHP i przeciwpożarowych:
Kierowanie pracowników na obowiązkowe szkolenia wstępne i okresowe z zakresu BHP i PPOŻ. Współpraca z zewnętrznymi służbami BHP lub specjalistami wewnętrznymi, organizacja terminów szkoleń, zbieranie list obecności oraz zaświadczeń o ukończeniu szkolenia. Prowadzenie rejestru szkoleń, kontrola terminów ważności i planowanie szkoleń odświeżających.

Ewidencja czasu pracy i nieobecności:
Utrzymywanie i aktualizowanie ewidencji liczby przepracowanych godzin z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, nocnych oraz w dni wolne. Rejestrowanie i rozliczanie wszelkich nieobecności pracowników (urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, macierzyńskie/rodzicielskie, L4, urlopy bezpłatne, opieka nad dzieckiem itp.) na podstawie wniosków urlopowych, zaświadczeń lekarskich oraz innych dokumentów.

Naliczanie i kontrola uprawnień urlopowych:
Wyliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego na podstawie stażu pracy oraz obowiązujących przepisów, uwzględnianie okresów zaliczanych do stażu (szkoła, poprzednie zatrudnienie). Bieżące aktualizowanie sald urlopowych, kontrola wykorzystania urlopów przez pracowników, przygotowywanie zestawień i raportów urlopowych dla przełożonych i działu płac.

Obsługa zgłoszeń do ZUS członków rodziny pracowników:
Rejestrowanie i wyrejestrowywanie członków rodziny pracowników w ZUS (zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego i ich aktualizacje). Weryfikacja poprawności danych, przyjmowanie i archiwizowanie oświadczeń oraz dokumentów potwierdzających uprawnienia do objęcia ubezpieczeniem. Współpraca z działem płac w zakresie spójności danych przekazywanych do ZUS.

Naliczanie miesięcznych wynagrodzeń pracowników:
Sporządzamy kompleksowe listy płac dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło). Uwzględniamy wszystkie składniki wynagrodzenia, takie jak płaca zasadnicza, premie, nagrody, dodatki (stażowe, funkcyjne), wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy oraz wynagrodzenia chorobowe i zasiłki.

Obsługa potrąceń z wynagrodzeń:
Dokonujemy precyzyjnych obliczeń potrąceń zgodnie z aktualnymi przepisami prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych. Obsługujemy również potrącenia dobrowolne i obowiązkowe, w tym spłaty pożyczek firmowych (ZFŚS), potrącenia alimentacyjne, zajęcia komornicze oraz składki na ubezpieczenia grupowe czy pakiety medyczne, dbając o przestrzeganie kwot wolnych od potrąceń.

Raportowanie i zestawienia zbiorcze:
Przygotowujemy miesięczne podsumowania płac oraz dedykowane raporty dla Klienta (np. podział kosztów wynagrodzeń na działy, projekty czy centra kosztów – MPK). Format raportów dostosowujemy do indywidualnych potrzeb firmy, zapewniając przejrzystość danych niezbędną do księgowania i controllingu.

Dokumentacja dla pracownika (Paski i RMUA):
Dla każdego pracownika generujemy indywidualne paski płacowe (w formie papierowej lub elektronicznej – e-pasek) oraz miesięczne raporty dla ubezpieczonego (ZUS RMUA), potwierdzające odprowadzenie składek. Zapewniamy poufność i bezpieczeństwo przekazywanych danych.

Przygotowanie przelewów wynagrodzeń:
Generujemy gotowe pliki importowe do systemów bankowych lub zestawienia zbiorcze przelewów, co znacznie usprawnia proces wypłaty wynagrodzeń. Dbamy o zgodność kwot do wypłaty (netto) z naliczoną listą płac, minimalizując ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS:
Zajmujemy się pełną obsługą rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Wypełniamy i przesyłamy drogą elektroniczną miesięczne deklaracje rozliczeniowe (ZUS DRA, RCA, RZA, RSA) w ustawowych terminach, gwarantując zgodność z aktualnymi stawkami i przepisami ubezpieczeniowymi.

Zgłoszenia do ZUS (Pracownicy i Zleceniobiorcy):
Monitorujemy ruch kadrowy i na bieżąco dopełniamy obowiązków zgłoszeniowych. Wypełniamy i przesyłamy dokumenty zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZZA) oraz wyrejestrowujące (ZUS ZWUA) dla nowych pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, dbając o poprawność kodów tytułu ubezpieczenia.

Proces zgłaszania pracownika do ZUS:
Zapewniamy terminowe zgłaszanie nowych pracowników oraz zleceniobiorców do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Przygotowujemy i wysyłamy formularze ZUS ZUA (pełne ubezpieczenie) lub ZUS ZZA (tylko zdrowotne) w ustawowym terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Weryfikujemy poprawność kodów tytułu ubezpieczenia oraz kodów wykonywanego zawodu.

Dokonywanie wyrejestrowania pracownika z systemu ZUS:
Dopełniamy formalności związanych z zakończeniem współpracy. Sporządzamy i wysyłamy dokumenty wyrejestrowujące ZUS ZWUA po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę/zlecenia. Dbamy o wpisanie prawidłowego kodu przyczyny wyrejestrowania, co ma kluczowe znaczenie dla historii ubezpieczeniowej pracownika i ewentualnych zasiłków.

Realizacja zgłoszeń dotyczących członków rodziny:
Obsługujemy zgłoszenia członków rodzin pracowników do ubezpieczenia zdrowotnego (druk ZUS ZCNA). Weryfikujemy uprawnienia do zgłoszenia (dzieci, niepracujący małżonkowie) oraz dbamy o terminowe wyrejestrowanie członków rodziny w przypadku utraty uprawnień (np. ukończenie nauki przez dziecko, podjęcie pracy przez małżonka), co zapobiega problemom w NFZ.

Obsługa deklaracji PFRON (Zatrudnienie osób niepełnosprawnych):
Oferujemy pełną obsługę rozliczeń z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. W przypadku zatrudniania osób z orzeczeniem o niepełnosprawności, sporządzamy i przesyłamy miesięczne deklaracje rozliczeniowe (Wn-D) oraz imienne raporty. Obsługujemy System Obsługi Dofinansowań i Refundacji (SODiR), pomagając w prawidłowym naliczaniu i uzyskiwaniu dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

Pomoc w wyborze instytucji finansowej:
Wspieramy pracodawcę w procesie analizy rynku i wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. Pomagamy porównać oferty pod kątem kosztów zarządzania, efektywności inwestycyjnej oraz jakości narzędzi administracyjnych, co ułatwia podjęcie optymalnej decyzji w porozumieniu z reprezentacją pracowników.

Komunikacja i obowiązki informacyjne:
Przygotowujemy pakiety informacyjne dla pracowników, wyjaśniające zasady działania programu, korzyści oraz obowiązki. Wspieramy pracodawcę w terminowym przekazywaniu informacji o autozapisie (dla osób 18-55 lat) oraz obsłudze wniosków dla osób powyżej 55. roku życia.

Obsługa portalu PPK:
Przejmujemy obowiązki związane z administracją panelem pracodawcy (portalem) wybranej instytucji finansowej. Rejestrujemy nowych uczestników PPK, wprowadzamy zmiany danych, obsługujemy deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat oraz wnioski o ich wznowienie, dbając o zgodność danych z systemem kadrowo-płacowym.

Rozliczenia ZUS i podatkowe (Naliczanie wpłat):
Zapewniamy prawidłowe naliczanie wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez pracownika oraz pracodawcę. Sporządzamy miesięczne deklaracje rozliczeniowe ZUS (raporty RCA) z uwzględnieniem wpłat na PPK, pamiętając o doliczeniu wpłaty pracodawcy do przychodu pracownika (podatek dochodowy) w odpowiednim miesiącu wypłaty.

Realizacja płatności i przelewów:
Przygotowujemy precyzyjne zestawienia przelewów zbiorczych do instytucji finansowej na podstawie naliczonych list płac. Monitorujemy ustawowe terminy przekazywania wpłat do PPK (do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane), co chroni firmę przed odsetkami i sankcjami.