Audyt dokumentacji kadrowo-płacowej

Błędy w dokumentacji kadrowo-płacowej są powszechne – i zwykle nie wynikają ze złej woli, lecz z nienadążania za zmieniającymi się przepisami, rotacji na stanowisku kadrowym lub wieloletnich nawyków, które rozminęły się z aktualnym stanem prawnym. Umowa o pracę bez obowiązkowych klauzul, niekompletne akta osobowe, błędnie naliczone godziny nadliczbowe, brak dokumentacji szkoleń BHP – każdy z tych błędów może skończyć się mandatem PIP lub roszczeniem pracownika.

Audyt dokumentacji kadrowo-płacowej to usługa jednorazowa, którą zlecają firmy w trzech sytuacjach: przed przystąpieniem do outsourcingu kadr i płac, po zmianie biura rachunkowego lub kadrowego, a także profilaktycznie – zanim do drzwi zapuka inspektor pracy.

Co obejmuje audyt dokumentacji?

Weryfikację kompletności i poprawności akt osobowych wszystkich pracowników – podział na części A, B, C, D i E zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS.

Przegląd umów o pracę, aneksów i pozostałych dokumentów zatrudnienia pod kątem wymaganych elementów i zgodności z Kodeksem Pracy.

Sprawdzenie ewidencji czasu pracy – prawidłowości rejestrowania nadgodzin, pracy w nocy, dni wolnych i świąt.

Weryfikację rozliczeń urlopowych – poprawności wymiaru urlopu w zależności od stażu pracy, ewidencji zaległych dni i ekwiwalentów.

Przegląd dokumentacji BHP – ważności orzeczeń medycyny pracy i potwierdzeń odbycia szkoleń wstępnych i okresowych.

Ocenę poprawności zgłoszeń pracowników do ZUS i zgodności opłacanych składek z dokumentacją kadrową.

Co dostajesz po audycie?

Pisemny raport z wykazem stwierdzonych nieprawidłowości, oceną ich wagi (krytyczne, istotne, zalecane do korekty) i konkretną listą działań naprawczych z priorytetami. Raport jest gotowy do wykorzystania zarówno przez właściciela firmy, jak i przez biuro kadrowe przejmujące obsługę.

Dla kogo jest audyt dokumentacji?

Audyt jest szczególnie przydatny dla firm przejmujących dokumentację po poprzednim biurze rachunkowym, firm przygotowujących się do kontroli PIP lub ZUS, a także dla tych, które przez lata prowadziły kadry samodzielnie i chcą zweryfikować stan dokumentacji przed dalszym rozwojem.