Badania lekarskie i szkolenia BHP 2026 – kiedy są obowiązkowe i kto za nie płaci?

Kiedy Inspektor Pracy wchodzi do firmy, pierwszą rzeczą, o którą prosi – jeszcze przed listami płac i ewidencją czasu pracy – są teczki osobowe z orzeczeniami medycyny pracy i zaświadczeniami o szkoleniach BHP. Dlaczego? Ponieważ dopuszczenie do pracy pracownika bez tych dokumentów to jedno z najcięższych naruszeń Kodeksu pracy, które może skutkować nie tylko mandatem, ale w razie wypadku – odpowiedzialnością karną pracodawcy.

Wydawałoby się, że zasady są proste: przed rozpoczęciem pracy trzeba wysłać pracownika do lekarza i na szkolenie. W praktyce 2026 roku działy kadr zmagają się z dziesiątkami wyjątków: co z pracownikami biurowymi na pracy zdalnej, czy trzeba robić badania po długim zwolnieniu lekarskim oraz jak potraktować w tym zakresie osoby na B2B i zleceniach.

W tym artykule uporządkujemy wszystkie obowiązki pracodawcy związane z badaniami lekarskimi i szkoleniami BHP. Wyjaśnimy, kto za nie płaci, kiedy można z nich zwolnić i jak uniknąć najczęstszych kar finansowych z PIP.

Rodzaje badań medycyny pracy – kiedy kierować pracownika?

Kodeks pracy rozróżnia trzy rodzaje badań profilaktycznych. Obejmują one wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

1. Wstępne badania lekarskie – wykonywane przed nawiązaniem stosunku pracy lub przy przeniesieniu pracownika na inne stanowisko, na którym występują nowe czynniki szkodliwe lub uciążliwe.
2. Okresowe badania lekarskie – wykonywane w trakcie trwania zatrudnienia, przed upływem ważności poprzedniego orzeczenia.
3. Kontrolne badania lekarskie – obowiązkowe w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą trwającą dłużej niż 30 dni, w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.

Kto płaci za badania medycyny pracy i czas na nich spędzony?

Zasada finansowania badań profilaktycznych jest w Kodeksie pracy żelazna: całkowity koszt badań lekarskich (wstępnych, okresowych i kontrolnych) ponosi pracodawca.

Co więcej, badania okresowe i kontrolne powinny być wykonywane w miarę możliwości w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z badaniami pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia. Jeśli badania wymagają przejazdu do innej miejscowości (np. pracownik zdalny musi pojechać do placówki wskazanej przez pracodawcę), firma musi mu zwrócić koszty podróży według zasad obowiązujących przy delegacjach służbowych.

Szkolenia BHP – wstępne i okresowe

Drugim filarem bezpieczeństwa są szkolenia. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP.

Szkolenie wstępne składa się z dwóch etapów, które muszą odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy (najczęściej pierwszego dnia zatrudnienia):

• Instruktaż ogólny – zapoznanie z ogólnymi przepisami BHP w firmie (może go przeprowadzić "behapowiec" lub pracodawca, jeśli ma uprawnienia).
• Instruktaż stanowiskowy – zapoznanie z zagrożeniami i metodami bezpiecznej pracy na konkretnym stanowisku (przeprowadza go bezpośredni przełożony pracownika).

Szkolenia okresowe służą aktualizacji wiedzy i ich częstotliwość zależy od stanowiska. W 2026 roku szkolenia okresowe można przeprowadzać w formie e-learningu dla większości stanowisk umysłowych, ale nie wolno tego robić dla stanowisk robotniczych.

BHP i badania a umowa zlecenie i B2B

Czy osoby współpracujące na umowach cywilnoprawnych i kontraktach B2B muszą mieć badania medycyny pracy i szkolenia BHP? To jedno z najtrudniejszych pytań w prawie pracy.

Zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne warunki pracy również osobom świadczącym pracę na innej podstawie niż UoP. Jeśli praca jest niebezpieczna (np. budowa, produkcja), zleceniodawca musi wymagać badań i BHP. Problem pojawia się w biurach i IT.

Kary za brak ważnych badań i szkoleń BHP

Inspekcja Pracy nie wykazuje w tym zakresie pobłażliwości, traktując braki w dokumentacji medycznej i szkoleniowej jako rażące naruszenie przepisów.

• Mandat od inspektora PIP: podczas rutynowej kontroli inspektor może nałożyć karę grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł za każdego pracownika bez ważnych badań lub szkoleń.
• Ryzyko po wypadku: Jeżeli w firmie dojdzie do wypadku przy pracy, a pracownik nie miał aktualnego zaświadczenia od lekarza lub szkolenia BHP, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może odmówić wypłaty świadczeń powypadkowych lub zażądać od pracodawcy zwrotu ich kosztów (tzw. powództwo regresowe).
• Odpowiedzialność karna: Naruszenie przepisów BHP w razie wypadku ciężkiego lub śmiertelnego to sprawa dla prokuratury i ryzyko kary pozbawienia wolności do lat 3 (art. 220 Kodeksu karnego).