Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy

Ujednolicony formularz ułatwiający zebranie podstawowych danych od kandydatów. Przydatny zwłaszcza podczas rekrutacji na stanowiska, na które kandydaci nie przynoszą własnego CV.

Instrukcja wypełnienia

Dokument ten służy wyłącznie do zebrania danych na etapie rekrutacji – zanim jeszcze podpiszesz z kandydatem umowę o pracę. Pamiętaj, aby dołączyć do niego klauzulę informacyjną RODO dotyczącą procesu rekrutacji w Twojej firmie.

Jak korzystać z formularza (wskazówki dla pracodawcy i HR):

Możesz poprosić kandydata o wypełnienie tego druku, ale nie powinieneś wymagać w nim danych, których nie ma we wzorze (np. adresu zamieszkania, numeru PESEL, stanu cywilnego).

Zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, dane z punktów 4, 5 i 6 (wykształcenie, kwalifikacje, przebieg zatrudnienia) możesz zbierać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Wymaganie od kandydata wypełnienia tego kwestionariusza, jeśli wcześniej przesłał Ci już wyczerpujące CV, jest dublowaniem danych i rzadko uchodzi za dobrą praktykę HR, choć jest w pełni legalne.

Po zatrudnieniu kandydata, kwestionariusz ten wpinasz do Części A akt osobowych pracownika.

Podstawa prawna

Art. 22¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Najczęstsze pytania

Czy w tym kwestionariuszu mogę poprosić kandydata o numer PESEL i adres?

Absolutnie nie. Jest to jedno z najczęstszych naruszeń przepisów na etapie rekrutacji. Kodeks pracy wyraźnie oddziela dane kandydata od danych pracownika. Dopóki nie podpiszesz z daną osobą umowy, masz prawo prosić jedynie o "dane kontaktowe" (np. telefon, e-mail). PESEL i dokładny adres zamieszkania pobierzesz dopiero na kwestionariuszu dla pracownika.

Czy we wzorze powinno być miejsce na przyklejenie zdjęcia kandydata?

Nie. Pracodawca nie ma prawa żądać od kandydata zdjęcia, chyba że wygląd jest niezbędnym warunkiem wykonywania pracy (np. rekrutacja na aktora, modela). Jeśli kandydat sam z siebie zamieścił zdjęcie w CV, robi to dobrowolnie, ale oficjalny kwestionariusz firmowy nie powinien w ogóle sugerować konieczności dodania fotografii.

Co zrobić z kwestionariuszami kandydatów, których nie zatrudniłem?

Dokumenty kandydatów odrzuconych musisz zniszczyć (lub trwale usunąć) po zakończeniu danego procesu rekrutacji, chyba że kandydat wyraził odrębną, wyraźną zgodę na przetwarzanie jego danych na potrzeby przyszłych rekrutacji (zazwyczaj na okres od 6 do 12 miesięcy).

Kandydat odmówił podania daty urodzenia. Czy miał do tego prawo?

Nie, jeśli aplikuje na stanowisko pracownicze. Kodeks pracy wymienia datę urodzenia jako informację, której pracodawca ma pełne prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Odmowa podania podstawowych danych z tego katalogu może być powodem do odrzucenia kandydatury.

Wróć do katalogu dokumentów