Urlop bezpłatny w 2026 roku – zasady udzielania, wpływ na ZUS i urlop wypoczynkowy

Urlop bezpłatny to szczególny czas w relacji na linii pracodawca – pracownik. Z prawnego punktu widzenia dochodzi wtedy do czasowego zawieszenia głównych obowiązków obu stron: pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia.

Wydawać by się mogło, że to najprostsza z możliwych nieobecności. W praktyce kadrowej w 2026 roku urlop bezpłatny wciąż rodzi mnóstwo problemów. Działy HR zapominają o wyrejestrowaniach z ZUS, błędnie przeliczają pule urlopów wypoczynkowych, a pracodawcy nierzadko łamią prawo, traktując urlop bezpłatny jako ratunek przed przestojem w firmie.

W tym artykule, jako specjaliści od kadr i płac, wyjaśniamy zasady udzielania urlopu bezpłatnego, jego wpływ na ubezpieczenie zdrowotne i chorobowe, oraz punktujemy najczęstsze błędy na listach płac.

Złota zasada: Tylko na wniosek pracownika

Zgodnie z art. 174 Kodeksu pracy, urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Wniosek ten nie wymaga uzasadnienia – pracownik może chcieć wyjechać w dłuższą podróż, zająć się sprawami osobistymi lub spróbować sił we własnym biznesie.

Co kluczowe: pracodawca nie ma obowiązku udzielenia tego urlopu. Może odrzucić wniosek pracownika bez podawania przyczyny, jeśli np. uzna, że jego nieobecność zdezorganizuje pracę działu.

Wpływ urlopu bezpłatnego na urlop wypoczynkowy (Zasada 1 miesiąca)

To tutaj księgowi najczęściej popełniają błędy. Przebywanie na urlopie bezpłatnym wpływa na wymiar przysługującego pracownikowi w danym roku urlopu wypoczynkowego (z reguły 20 lub 26 dni). Trzeba jednak zastosować tzw. zasadę proporcjonalności.

Zasada 1 miesiąca: Wymiar urlopu wypoczynkowego ulega pomniejszeniu tylko wtedy, gdy urlop bezpłatny trwał co najmniej 1 miesiąc (lub pełne 30 dni w przypadku sumowania krótszych, rozproszonych okresów). Za każdy pełny miesiąc urlopu bezpłatnego, pracownik traci 1/12 swojego rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykłady (pracownik ma prawo do 26 dni urlopu rocznie):

• Pracownik bierze 2 tygodnie urlopu bezpłatnego w kwietniu. Skutek: Brak pomniejszenia (okres jest krótszy niż miesiąc). Pracownik zachowuje pełne 26 dni na rok 2026.
• Pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym od 1 czerwca do 31 sierpnia (3 miesiące). Skutek: Roczna pula urlopu wypoczynkowego zostaje pomniejszona proporcjonalnie o 3/12.

Urlop bezpłatny a ubezpieczenie ZUS i L4

Brak pensji to brak składek ZUS. Okres urlopu bezpłatnego jest przerwą w ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym.

1. Kody ZUS: Kadrowa ma obowiązek wykazać ten okres w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA, stosując kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny).
2. Brak prawa do chorobowego: Jeśli pracownik zachoruje (otrzyma e-ZLA) w trakcie trwania urlopu bezpłatnego, nie otrzyma wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku z ZUS. Wynika to z faktu, że w tym czasie nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu.
3. Ubezpieczenie zdrowotne (lekarz na NFZ): Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej wygasa po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu bezpłatnego. Jeśli urlop trwa np. pół roku, po 30 dniach pracownik traci darmowy dostęp do publicznej służby zdrowia (chyba że zostanie np. zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny przez pracującego małżonka).

Czy można zwolnić pracownika na urlopie bezpłatnym?

Co do zasady, art. 41 Kodeksu pracy chroni pracownika przed wypowiedzeniem umowy o pracę w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, a do takich należy urlop bezpłatny. Pracodawca nie może w tym czasie złożyć oświadczenia o wypowiedzeniu z własnej inicjatywy.

Od tej reguły są jednak wyjątki:

• Rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym (art. 52 K.p.) – np. jeśli pracodawca odkryje w tym czasie ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych sprzed urlopu.
• Ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy.
• Zwolnienia grupowe (jeśli firma zatrudnia min. 20 pracowników) – wówczas umowę można wypowiedzieć, ale pod warunkiem, że urlop bezpłatny trwa co najmniej 3 miesiące.

Oczywiście, umowa o pracę może zostać w tym czasie rozwiązana bez przeszkód za porozumieniem stron, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę, lub z inicjatywy samego pracownika (wypowiedzenie złożone przez pracownika).