Kalkulator Delegacji
Rozlicz podróż służbową krajową lub zagraniczną zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kalkulator automatycznie nalicza diety, kilometrówkę i ryczałty — wystarczy podać daty i parametry wyjazdu. Na końcu pobierz gotowy druk PDF.
Jak korzystać z kalkulatora delegacji?
Wybierz typ delegacji
Użyj przełącznika u góry: Delegacja Krajowa — podróż na terenie Polski, lub Delegacja Zagraniczna — wyjazd za granicę. Przy delegacji zagranicznej wybierz kraj docelowy z listy — kalkulator automatycznie pobierze stawkę diety i aktualny kurs NBP.
Podaj datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu
Kalkulator automatycznie wyliczy czas trwania delegacji w godzinach i dniach, co decyduje o wysokości diety. W delegacji krajowej krótszej niż dobę: poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin — 50% diety, powyżej 12 godzin — dieta w pełnej wysokości. Przy delegacji dłuższej niż doba każda pełna doba to cała dieta, a rozpoczęta niepełna doba — 50% diety do 8 godzin i pełna powyżej 8 godzin.
Zaznacz zapewnione posiłki
Jeśli pracodawca zapewnił wyżywienie (np. śniadanie wliczone w cenę hotelu), wpisz liczbę tych posiłków — dieta zostanie odpowiednio pomniejszona. Stawki potrąceń różnią się w zależności od rodzaju podróży:
- Podróż krajowa: śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25% diety
- Podróż zagraniczna: śniadanie 15%, obiad 30%, kolacja 30% diety
Kalkulator przełącza stawki automatycznie po wybraniu kraju — etykiety przy polach pokazują aktualnie stosowany procent.
Dodaj transport i ryczałty (opcjonalnie)
Jeśli podróżowałeś własnym samochodem — wybierz pojemność silnika i wpisz liczbę kilometrów. Kalkulator naliczy kilometrówkę według aktualnych stawek. Możesz też zaznaczyć ryczałt za nocleg (gdy brak faktury za hotel) lub ryczałt za dojazdy komunikacją miejską.
Najczęstsze pytania
Ile wynosi dieta za delegację krajową w 2026 roku?
Dieta za dobę podróży krajowej wynosi 45 zł (od 1 stycznia 2023 r.). Za delegację trwającą mniej niż 8 godzin nie przysługuje dieta. Od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety (22,50 zł), powyżej 12 godzin — pełna dieta. Za każdą kolejną dobę — pełna dieta, za niepełną dobę powyżej 8 godzin — pełna, do 8 godzin — 50%.
Czym jest kilometrówka i jak się ją oblicza?
Kilometrówka to zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych. Stawki maksymalne obowiązują od 17 stycznia 2023 r. i wynoszą za 1 km: 1,15 zł dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm³, 0,89 zł dla samochodów do 900 cm³, 0,69 zł dla motocykli i 0,42 zł dla motorowerów. Kwota zwrotu = liczba km × stawka i jest wolna od podatku. Wcześniejsze stawki (0,8358 zł / 0,5214 zł / 0,2302 zł) nie obowiązują od 2023 r.
Kiedy przysługuje ryczałt za nocleg zamiast faktury?
Ryczałt za nocleg przysługuje gdy pracownik nie przedkłada rachunku za hotel. Wynosi 150% diety, czyli przy delegacji krajowej — 67,50 zł za noc. Ryczałt nie przysługuje jeśli pracodawca zapewnił nocleg bezpłatnie lub gdy delegacja trwa w miejscu zamieszkania pracownika.
Czy diety z delegacji podlegają podatkowi i ZUS?
Nie — diety i inne należności z tytułu podróży służbowych są zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu MPiPS. Nadwyżka ponad te limity (np. wyższa dieta przyznana przez pracodawcę) podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu jak wynagrodzenie.
Jak liczy się czas delegacji zagranicznej?
Czas delegacji zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski do momentu powrotu. Dieta za niepełną dobę: do 8 godzin — 1/3 diety, od 8 do 12 godzin — 50%, powyżej 12 godzin — pełna dieta. Stawki diet zagranicznych są określone w rozporządzeniu i różnią się w zależności od kraju.
Czy wyniki kalkulatora są wiążące prawnie?
Kalkulator używa aktualnych stawek z rozporządzenia MPiPS i jest narzędziem poglądowym. Wyniki stanowią dobrą podstawę do rozliczenia, jednak ostateczna kwota zależy od regulaminu wynagradzania w Twojej firmie, wewnętrznych zasad rozliczania delegacji oraz indywidualnych okoliczności wyjazdu. W razie wątpliwości skonsultuj się z działem kadr.
Szukasz profesjonalnej obsługi kadrowo-płacowej?
Powiedz nam o swojej firmie. Skontaktujemy się w ciągu 24 godzin z indywidualną propozycją współpracy.
- Bez zobowiązań
- Odpowiedź w ciągu 24h
- Jeden dedykowany opiekun
- Ponad 10 lat doświadczenia
Kalkulator to narzędzie orientacyjne.
W razie pytań jesteśmy do dyspozycji.
