Kto musi tworzyć ZFŚS w 2026 r.?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą obowiązkowo pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (oraz jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe bez względu na liczbę zatrudnionych). Pracodawcy zatrudniający 20–49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pozostali – a więc większość małych firm – mogą wybrać: tworzyć fundusz dobrowolnie, wypłacać świadczenie urlopowe albo nie robić ani jednego, ani drugiego.
Uwaga na dwa szczegóły, które decydują o obowiązku: liczy się przeliczenie na pełne etaty (10 osób na pół etatu to 5 etatów), a stan zatrudnienia ocenia się raz w roku, 1 stycznia – wzrost zatrudnienia w trakcie roku nie tworzy obowiązku od razu.
przewiń →
| Zatrudnienie (pełne etaty) | ZFŚS | Świadczenie urlopowe | Rezygnacja |
|---|---|---|---|
| Poniżej 20 | Dobrowolny | Może wypłacać (do 2943,23 zł) | Możliwa – informacja dla pracowników do 31 stycznia |
| 20–49 | Dobrowolny, obowiązkowy na wniosek związku | Może wypłacać, jeśli nie tworzy funduszu | Możliwa – w regulaminie wynagradzania lub układzie, a bez nich informacja do 31 stycznia |
| 50 i więcej | Obowiązkowy | Nie dotyczy | Możliwa tylko przez postanowienie układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania (uzgodnione ze związkami lub przedstawicielem pracowników) |
| Jednostki budżetowe | Obowiązkowy bez względu na zatrudnienie | Nie dotyczy | Niemożliwa |
Odpis na ZFŚS w 2026 r. – kwoty
Podstawą odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu – ta z kwot, która jest wyższa. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. przeciętne wynagrodzenie w 2025 r. wyniosło 7770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. – 7848,60 zł, i to ta kwota stanowi podstawę w 2026 r. Odpis podstawowy (37,5%) wynosi 2943,23 zł na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – o 219,83 zł więcej niż w 2025 r.
przewiń →
| Rodzaj odpisu | Stopa | Kwota rocznie |
|---|---|---|
| Odpis podstawowy na zatrudnionego w normalnych warunkach | 37,5% | 2943,23 zł |
| Na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze | 50% | 3924,30 zł |
| Na pracownika młodocianego – I rok nauki | 5% | 392,43 zł |
| Na pracownika młodocianego – II rok nauki | 6% | 470,92 zł |
| Na pracownika młodocianego – III rok nauki | 7% | 549,40 zł |
| Zwiększenie na osobę z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności (fakultatywne) | 6,25% | 490,54 zł |
| Zwiększenie na emeryta lub rencistę objętego opieką socjalną (fakultatywne) | 6,25% | 490,54 zł |
| Zwiększenie przy prowadzeniu żłobka lub klubu dziecięcego – na każdego pracownika, pod warunkiem przeznaczenia tego zwiększenia na ten cel | 7,5% | 588,65 zł |
przewiń →
Terminy: 31 maja i 30 września
Równowartość odpisów pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu w dwóch transzach: co najmniej 75% do 31 maja i pozostałą część do 30 września danego roku. Odpis nalicza się na podstawie planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych, a na koniec roku koryguje do faktycznej przeciętnej liczby (do 31 grudnia). Odpisy i zwiększenia stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy – ale dopiero po przelaniu środków na rachunek funduszu.
Na co można wydawać środki i czym jest kryterium socjalne
Fundusz finansuje wyłącznie działalność socjalną: wypoczynek (dofinansowanie urlopu, „wczasy pod gruszą", kolonie dzieci), działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną (bilety, karnety, imprezy), opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych i przedszkolach, pomoc materialną – rzeczową lub finansową (zapomogi, paczki świąteczne, bony) – oraz zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe. Nie można z niego finansować szkoleń zawodowych, dojazdów do pracy, ubezpieczeń grupowych ani pakietów medycznych.
Przyznawanie świadczeń oraz ich wysokość uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. To tzw. kryterium socjalne – i jest ono warunkiem korzystania ze zwolnień składkowych. Pracodawca ma prawo żądać oświadczenia o dochodach na osobę w gospodarstwie domowym (a w uzasadnionych przypadkach dokumentów), przy czym dane te przetwarza wyłącznie w celu przyznania świadczenia i przegląda nie rzadziej niż raz w roku, usuwając zbędne.
ZFŚS a składki ZUS i podatek PIT
Składki ZUS
Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – bez limitu kwotowego – pod warunkiem, że zostały przyznane zgodnie z ustawą i regulaminem, czyli z zastosowaniem kryterium socjalnego. Świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o ZFŚS (do wysokości odpisu podstawowego) również nie podlega składkom.
Podatek dochodowy
Świadczenia pieniężne i rzeczowe sfinansowane w całości ze środków ZFŚS są zwolnione z PIT do wysokości 1000 zł w roku podatkowym na pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Zwolnienie nie obejmuje bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi. Nadwyżka ponad 1000 zł podlega opodatkowaniu (ale nadal nie oskładkowaniu). Odrębnie i bez limitu zwolnione jest dofinansowanie z ZFŚS opieki nad dzieckiem w żłobku, klubie dziecięcym lub przedszkolu (pkt 67a). Świadczenie urlopowe jest w całości opodatkowane.
przewiń →
| Cecha | Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych | Świadczenie urlopowe |
|---|---|---|
| Podstawa | Ustawa o ZFŚS i regulamin funduszu | Ustawa o ZFŚS (art. 3 ust. 4–6) |
| Warunek wypłaty | Kryterium socjalne (sytuacja życiowa, rodzinna, materialna) | Urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, raz w roku |
| Wysokość | Według regulaminu, w ramach odpisu (przy funduszu dobrowolnym – dowolna) | Maksymalnie odpis podstawowy – 2943,23 zł w 2026 r., proporcjonalnie do etatu |
| Składki ZUS | Zwolnione (przy kryterium socjalnym) | Zwolnione (do wysokości odpisu podstawowego) |
| PIT | Zwolnienie do 1000 zł rocznie | Opodatkowane w całości |
| Administracja | Rachunek bankowy, regulamin, komisja socjalna, oświadczenia, RODO | Minimalna – wypłata najpóźniej w ostatnim dniu przed urlopem |
| Elastyczność | Duża – można różnicować świadczenia | Żadna – każdemu uprawnionemu tyle samo (proporcjonalnie do etatu) |
Regulamin ZFŚS i komisja socjalna
Zasady wykorzystania funduszu określa regulamin uzgodniony z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Dobry regulamin zawiera: katalog osób uprawnionych (pracownicy, ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy), katalog świadczeń, progi dochodowe i wysokość dofinansowania w każdym progu, tryb składania wniosków, wzór oświadczenia o sytuacji materialnej oraz zasady przetwarzania danych osobowych. Komisja socjalna nie jest obowiązkowa, ale w firmach powyżej 50 osób porządkuje decyzje i chroni pracodawcę przed zarzutem uznaniowości.
