Regulamin pracy i regulamin wynagradzania – kiedy są obowiązkowe, co muszą zawierać i jak je wprowadzić (2026/2027)

Dwa regulaminy, dwa progi

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania to wewnętrzne akty prawa pracy, które w firmie pełnią rolę „konstytucji": ustalają organizację pracy, czas pracy, zasady wypłat i składniki wynagrodzenia. Kodeks pracy uzależnia obowiązek ich wprowadzenia od liczby pracowników – liczonej jako liczba osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, bez względu na wymiar etatu. Zleceniobiorców, osób na B2B i pracowników tymczasowych nie wlicza się.

Regulamin pracy – co musi zawierać (art. 104¹ Kodeksu pracy)

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Obowiązkowa treść obejmuje w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia, materiały, odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe – najważniejszy praktycznie punkt, bo bez niego nie da się legalnie stosować np. równoważnego systemu czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom w ciąży i karmiącym, rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych młodocianym w celu przygotowania zawodowego,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym,
• przyjęty sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności,
• informacje o karach porządkowych z art. 108 Kodeksu pracy.

Od 2023 r. w regulaminie pracy (albo w układzie zbiorowym lub obwieszczeniu) ustala się także zasady kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeśli pracodawca chce je stosować. Zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu ze związkami albo w regulaminie pracy zdalnej.

Regulamin wynagradzania – co musi zawierać (art. 77² Kodeksu pracy)

Regulamin wynagradzania ustala warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Typowa struktura:

• składniki wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze i sposób jego ustalania (stawki miesięczne, godzinowe, taryfikator lub widełki), dodatki (funkcyjny, stażowy, za pracę w nocy ponad kodeksowe minimum),
• premie i nagrody – z wyraźnym rozróżnieniem premii regulaminowej (roszczeniowej, z mierzalnymi kryteriami) od nagrody uznaniowej,
• zasady wynagradzania za nadgodziny, dyżury oraz pracę w niedziele i święta, jeśli pracodawca chce ustalić warunki korzystniejsze niż kodeksowe,
• inne świadczenia: odprawy, nagrody jubileuszowe, ekwiwalenty, ryczałty (np. za pracę zdalną, za samochód prywatny),
• zasady i terminy wypłaty (jeśli nie ma regulaminu pracy).

Regulamin wynagradzania nie może określać warunków mniej korzystnych niż przepisy Kodeksu pracy, a jego postanowienia mniej korzystne niż umowa o pracę nie obowiązują – w to miejsce stosuje się umowę.

Jak wprowadzić regulamin – procedura krok po kroku

1. Projekt. Pracodawca przygotowuje treść; warto zderzyć ją z praktyką (rzeczywiste systemy czasu pracy, sposób potwierdzania obecności, faktyczne terminy wypłat).
2. Uzgodnienie ze związkami. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nią. Jeśli w ustalonym przez strony terminie (w praktyce 30 dni) nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala regulamin samodzielnie. Bez związków pracodawca ustala go sam – konsultacja z przedstawicielami pracowników jest dobrą praktyką, ale nie wymogiem.
3. Podanie do wiadomości. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (tablica ogłoszeń, intranet, e-mail z potwierdzeniem, system kadrowy).
4. Zapoznanie każdego pracownika. Pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy; pisemne lub elektroniczne potwierdzenie trafia do części B akt osobowych.
5. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia. Zmiana regulaminu może wymagać aktualizacji informacji z art. 29 § 3 Kodeksu pracy (np. o porze nocnej czy terminie wypłaty), jeśli pracodawca dotąd przekazywał je indywidualnie.

Zmiany regulaminu wprowadza się w tym samym trybie, również z dwutygodniowym okresem od podania do wiadomości.

Firma bez regulaminów – jak to zorganizować?

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników (bez wniosku związku) nie musi mieć regulaminów, ale te same sprawy musi uregulować w inny sposób:

• systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe – w obwieszczeniu (art. 150 § 1 Kodeksu pracy), które również wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania do wiadomości,
• pora nocna, termin, miejsce i czas wypłaty, sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności – w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3) przekazywanej każdemu pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy,
• składniki wynagrodzenia – w umowie o pracę; premie i dodatki bez regulaminu warto opisać w odrębnej polityce, aby uniknąć sporów o ich roszczeniowy charakter,
• kary porządkowe – mogą być stosowane na podstawie samego Kodeksu pracy.

W praktyce firma 20–49 osób, która korzysta z równoważnego czasu pracy, pracy zmianowej lub systemu premiowego, zyskuje na dobrowolnym wprowadzeniu regulaminów: jeden dokument zamiast kilkudziesięciu indywidualnych informacji i aneksów.

Co dopisać do regulaminów na przełomie 2026/2027?

• Procedura antymobbingowa i antydyskryminacyjna – od 5 listopada 2026 r. każdy pracodawca ma obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi, a firmy od 10 pracowników muszą do 5 maja 2027 r. określić reguły, procedury i częstotliwość działań w regulaminie pracy lub w odrębnym dokumencie.
• Zasady kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich i kontaktu z pracownikiem na L4 – po zmianach obowiązujących od 13 kwietnia 2026 r.
• Kryteria wynagradzania, kategorie stanowisk i widełki – w regulaminie wynagradzania, w przygotowaniu na ustawę o jawności wynagrodzeń.
• Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych – od 27 stycznia 2026 r. wiele czynności (wnioski, oświadczenia) można realizować w postaci elektronicznej; regulamin powinien wskazywać przyjęty kanał.
• Kwoty powiązane z płacą minimalną – jeśli regulamin wynagradzania podaje kwoty dodatków, sprawdź je przed 1 stycznia 2027 r. (4950 zł).