Teczka pracownika – akta osobowe, dokumentacja i okresy przechowywania
Prawidłowo prowadzona teczka pracownika to obowiązek każdego pracodawcy. Sprawdź, co wchodzi w skład akt osobowych …
Czytaj artykuł →
Obsługa Kadrowa
Przejmujemy pełną odpowiedzialność za dokumentację pracowniczą Twojej firmy – od założenia akt osobowych, przez przygotowanie umów i aneksów, aż po ewidencję urlopów i kontrolę terminów badań medycznych. Działamy zgodnie z Kodeksem Pracy i aktualnymi przepisami, żebyś Ty mógł skupić się na biznesie.
O tej usłudze
Obsługa kadrowa to jeden z najbardziej czasochłonnych obowiązków
pracodawcy – wymagający znajomości przepisów, terminowości i precyzji.
Błędy w dokumentacji pracowniczej mogą skutkować karami PIP,
roszczeniami pracowników lub problemami przy kontrolach ZUS.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się na outsourcing kadr.
Nasza usługa obejmuje kompleksowe prowadzenie spraw kadrowych –
niezależnie od tego, czy zatrudniasz 2 osoby, czy 200.
Co robimy w ramach obsługi kadrowej?
Zakładamy i prowadzimy teczki pracownicze (e-teczki oraz tradycyjne
akta osobowe) zgodnie z wymogami rozporządzenia MRPiPS.
Przygotowujemy umowy o pracę, umowy zlecenia i o dzieło,
aneksy, wypowiedzenia oraz świadectwa pracy.
Prowadzimy ewidencję czasu pracy, rozliczamy urlopy wypoczynkowe,
macierzyńskie, ojcowskie i zwolnienia lekarskie.
Monitorujemy terminy ważności orzeczeń medycyny pracy
i szkoleń BHP – z wyprzedzeniem informujemy o zbliżających się datach.
Wystawiamy zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach dla pracowników.
Dla kogo jest ta usługa?
Obsługa kadrowa sprawdza się zarówno dla małych firm zatrudniających
pierwszych pracowników, jak i dla rozwijających się przedsiębiorstw,
które chcą odciążyć swój dział HR lub go całkowicie zastąpić
zewnętrznym specjalistą. Usługa jest szczególnie popularna wśród
firm z branży IT, produkcyjnych i handlowych.
Co dostarczamy?
Zakładanie i prowadzenie akt osobowych (e-teczki)
Umowy o pracę, zlecenia, o dzieło
Aneksy, wypowiedzenia, świadectwa pracy
Ewidencja czasu pracy i urlopów
Rozliczanie zwolnień lekarskich (L4)
Kontrola terminów badań medycyny pracy
Monitorowanie szkoleń BHP
Zaświadczenia o zatrudnieniu dla pracowników
Najczęstsze pytania
Co obejmuje obsługa kadrowa dla firm?
Obsługa kadrowa obejmuje prowadzenie akt osobowych pracowników, przygotowywanie umów o pracę, zleceń i umów o dzieło, ewidencję czasu pracy, rozliczanie urlopów i zwolnień lekarskich, a także monitorowanie terminów badań medycyny pracy i szkoleń BHP. W ramach usługi wystawiamy również zaświadczenia o zatrudnieniu dla pracowników.
Czym różni się obsługa kadrowa od obsługi płacowej?
Kadry zajmują się dokumentacją pracowniczą — umowami, aktami osobowymi, ewidencją czasu pracy i urlopów. Płace to naliczanie wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na podatek. Usługi te są ze sobą ściśle powiązane — dane kadrowe (np. nieobecności, wymiar etatu) bezpośrednio wpływają na listę płac. Oferujemy obie usługi łącznie lub osobno.
Od ilu pracowników opłaca się outsourcing kadr?
Outsourcing kadr jest opłacalny już od pierwszego zatrudnionego pracownika. Pracodawca mający nawet jedną osobę na umowie o pracę ma obowiązek prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej. Zlecenie tego zadania zewnętrznemu biuru jest często tańsze niż błędy wynikające z samodzielnego prowadzenia akt.
Czy przejmiecie dokumentację od poprzedniego biura lub z naszego działu HR?
Tak. Przejmujemy dokumentację kadrową w każdym stanie — zarówno kompletną, jak i wymagającą porządkowania. Na początku współpracy przeprowadzamy audyt akt osobowych i wskazujemy ewentualne braki lub nieprawidłowości.
Jak wygląda prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej (e-teczka)?
E-teczka to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych akt osobowych, prowadzony zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS. Dokumenty są skanowane lub tworzone elektronicznie i opatrywane kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zmianie formy prowadzenia akt. Pomagamy przeprowadzić cały proces migracji.
Co grozi pracodawcy za błędy w dokumentacji kadrowej?
Nieprawidłowości w aktach osobowych lub ewidencji czasu pracy mogą skutkować mandatem Państwowej Inspekcji Pracy do 30 000 zł, roszczeniami pracowników (np. o zaległe wynagrodzenie za nadgodziny) oraz problemami podczas kontroli ZUS. Profesjonalna obsługa kadrowa eliminuje to ryzyko.
Czy obsługujecie firmy spoza Warszawy?
Tak. Obsługę kadrową prowadzimy zdalnie — dokumenty przekazywane są elektronicznie lub kurierem. Współpracujemy z firmami z całej Polski, niezależnie od lokalizacji.
Jak szybko możecie przejąć obsługę kadrową mojej firmy?
Standardowo wdrożenie trwa od kilku dni roboczych do dwóch tygodni, w zależności od liczby pracowników i stanu dokumentacji. W pilnych przypadkach — np. przy nagłym rozwiązaniu współpracy z poprzednim biurem — jesteśmy w stanie przyspieszyć ten proces.
Powiązane artykuły
Plan urlopowy – jak go tworzyć, zmieniać i kiedy pracodawca może przesunąć termin urlopu?
Plan urlopowy to obowiązkowy dokument wyznaczający terminy wypoczynku. Sprawdź, jak go tworzyć, kiedy można go …
Czytaj artykuł →