Trzy etapy zmian w zwolnieniach lekarskich

Ustawa z 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 26) to największa od lat reforma zasad korzystania ze zwolnień lekarskich. Wchodzi w życie etapami: od 27 stycznia 2026 r. (kontrola prawidłowości orzekania o niezdolności do pracy, także przy zwolnieniach na opiekę nad chorym członkiem rodziny), od 13 kwietnia 2026 r. (ustawowe definicje pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia oraz szersze uprawnienia kontrolne ZUS) i od 1 stycznia 2027 r. (zwolnienie lekarskie tylko z jednego tytułu ubezpieczenia).

Dla pracodawcy najważniejsze są dwa wątki: kiedy pracownik traci prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku (i kto to sprawdza) oraz jak od 2027 r. rozliczać osobę, która choruje „u nas", ale pracuje u drugiego pracodawcy.

Harmonogram zmian w L4

przewiń →

Data Zmiana Znaczenie dla pracodawcy
27 stycznia 2026 r. Nowe zasady kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy, w tym przy zwolnieniach na opiekę Więcej kontroli orzeczników ZUS, a skrócone L4 oznacza korektę listy płac
13 kwietnia 2026 r. Ustawowe definicje pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, dozwolone czynności dnia codziennego i incydentalne, szersze uprawnienia ZUS (żądanie wyjaśnień, dokumentów, kontrola po ustaniu ubezpieczenia) Jasne kryteria przy kontroli wykorzystywania L4 przez pracodawcę
1 stycznia 2027 r. Zwolnienie wystawiane na wniosek ubezpieczonego tylko z jednego tytułu, obowiązek poinformowania drugiego płatnika, jeden okres zasiłkowy Pracownik wieloetatowy może chorować u jednego pracodawcy i pracować u drugiego

Co wolno, a czego nie wolno na L4 od 13 kwietnia 2026 r.

Do kwietnia 2026 r. przepisy mówiły jedynie o „pracy zarobkowej" i „wykorzystywaniu zwolnienia niezgodnie z jego celem", a interpretację zostawiano sądom. Nowelizacja wprowadziła definicje:

  • praca zarobkowa – każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania (etat, zlecenie, dzieło, działalność gospodarcza, B2B),
  • aktywność niezgodna z celem zwolnienia – wszelkie działania utrudniające lub wydłużające leczenie albo rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego oraz czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia wymagają istotne okoliczności.

Ciężar oceny przesunął się z pytania „czy pracownik coś robił?" na pytanie „czy to, co robił, pogorszyło jego stan zdrowia lub wydłużyło leczenie?".

Zachowania na zwolnieniu lekarskim po nowelizacji

przewiń →

Zachowanie Ocena po 13 kwietnia 2026 r.
Zakupy spożywcze, apteka, wizyta u lekarza, odprowadzenie dziecka do szkoły Dozwolone – zwykłe czynności dnia codziennego
Krótki spacer, rehabilitacja zalecona przez lekarza Dozwolone, jeśli zgodne z zaleceniami (adnotacja „może chodzić")
Podpisanie pilnego dokumentu, odebranie jednego telefonu w sprawie przekazania obowiązków Dozwolone jako czynność incydentalna wymagana przez istotne okoliczności – nie może przeradzać się w regularną pracę
Wyjazd poza miejsce zamieszkania Dozwolony, jeśli nie utrudnia leczenia i nie uniemożliwia kontroli (zmianę adresu pobytu zgłasza się w ciągu 3 dni)
Praca u innego pracodawcy, na zleceniu, na własnej działalności Niedozwolona – utrata prawa do świadczenia za cały okres zwolnienia (wyjątek od 2027 r.: L4 selektywne)
Intensywny sport, remont, impreza po operacji Niedozwolone – aktywność utrudniająca rekonwalescencję
Definicja pracy zarobkowej obejmuje każdą formę zarobkowania. Pracownik, który na L4 „tylko wystawił fakturę" z własnej działalności albo wykonał drobne zlecenie dla innej firmy, traci prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku za cały okres zwolnienia – nie tylko za dzień, w którym pracował. Dotyczy to również wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę za pierwsze 33 dni (14 dni dla osób po 50. roku życia), bo art. 92 Kodeksu pracy odsyła do zasad z ustawy zasiłkowej.

Kto i jak kontroluje zwolnienia?

ZUS

Od 13 kwietnia 2026 r. ZUS może żądać od ubezpieczonego wyjaśnień, pozyskiwać dokumenty i weryfikować zasadność zwolnienia także po ustaniu ubezpieczenia. Kontrola obejmuje zarówno prawidłowość orzekania (badanie przez lekarza orzecznika, skrócenie L4), jak i prawidłowość wykorzystywania zwolnienia (wizyta w miejscu pobytu). Nowe przepisy rozszerzyły też krąg osób uprawnionych do orzekania po stronie ZUS, co ma skrócić czas oczekiwania na kontrolę.

Pracodawca

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób (i jest płatnikiem zasiłków), może samodzielnie kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień – osobiście lub przez upoważnioną osobę, na podstawie imiennego upoważnienia i z protokołem kontroli. Mniejsi pracodawcy występują z wnioskiem o kontrolę do ZUS. Każdy pracodawca może natomiast kontrolować formalną poprawność zwolnienia (e-ZLA w PUE/eZUS) i sprawdzić, czy pracownik nie wykonuje pracy u niego samego.

Dobrą praktyką po nowelizacji jest wpisanie do regulaminu pracy zasad kontroli L4 oraz sposobu kontaktu z pracownikiem na zwolnieniu – tak, aby telefon w sprawie przekazania obowiązków był jednoznacznie czynnością incydentalną, a nie oczekiwaniem pracy.

Od 1 stycznia 2027 r. – zwolnienie lekarskie tylko u jednego pracodawcy

Najbardziej rewolucyjna zmiana dotyczy osób z więcej niż jednym tytułem do ubezpieczenia – np. pracownika na etacie, który dodatkowo pracuje na pół etatu w innej firmie, albo osoby łączącej etat z działalnością gospodarczą. Od 2027 r. lekarz będzie mógł – na wniosek ubezpieczonego – wystawić zwolnienie tylko z jednego tytułu, jeśli stan zdrowia pozwala wykonywać drugą pracę (np. objawy wykluczają pracę fizyczną, ale praca biurowa jest możliwa).

Zasady, które musi znać dział kadr:

  • ubezpieczony ma obowiązek poinformować pracodawcę, u którego nie korzysta ze zwolnienia, że ma L4 u innego płatnika, i wskazać jego okres,
  • niezależnie od liczby tytułów obowiązuje jeden okres zasiłkowy (182 dni, 270 dni w ciąży lub przy gruźlicy) – dni zwolnienia u jednego płatnika wliczają się do limitu także u drugiego,
  • pracodawca, u którego pracownik pracuje mimo L4 w innej firmie, może dostosować zakres czynności do stanu zdrowia, ale nie może wymagać pracy wykraczającej poza to, na co pozwala orzeczenie,
  • podstawę wymiaru świadczenia ustala się wyłącznie u płatnika, u którego wystawiono zwolnienie.
Wynagrodzenie chorobowe (80% podstawy, 100% m.in. w ciąży i po wypadku w drodze do pracy) wypłaca pracodawca przez pierwsze 33 dni niezdolności w roku kalendarzowym (14 dni dla pracowników, którzy ukończyli 50 lat). Od 34. (15.) dnia przysługuje zasiłek chorobowy, który wypłaca ZUS albo pracodawca będący płatnikiem zasiłków (powyżej 20 ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku). Sposób liczenia podstawy opisaliśmy w artykule o wynagrodzeniu i zasiłku chorobowym w 2026 r.

Checklista dla pracodawcy

  1. Zaktualizuj regulamin pracy o zasady kontroli wykorzystywania zwolnień i kontaktu z pracownikiem na L4.
  2. Przygotuj wzór upoważnienia do kontroli i protokołu (firmy powyżej 20 ubezpieczonych) albo wzór wniosku do ZUS o kontrolę (mniejsze firmy).
  3. Poinformuj pracowników – krótka instrukcja „co wolno na L4" ogranicza spory i przypadkowe naruszenia (np. wystawienie faktury z działalności).
  4. Od 2027 r. dodaj do onboardingu oświadczenie o innych tytułach ubezpieczenia oraz tryb zgłaszania L4 u innego płatnika.
  5. Skonfiguruj system kadrowy tak, aby okres zasiłkowy był liczony łącznie dla wszystkich tytułów, o których wiesz.
  6. Pilnuj korekt – L4 skrócone przez orzecznika oznacza korektę listy płac i dokumentów rozliczeniowych ZUS.
Kontrola wykorzystywania zwolnień, korekty po orzeczeniach ZUS i rozliczanie zasiłków to obszary, w których najłatwiej o błąd skutkujący zwrotem świadczenia. W ramach outsourcingu kadr i płac prowadzimy dokumentację zasiłkową, przygotowujemy upoważnienia do kontroli i pilnujemy okresów zasiłkowych.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 26); ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (m.in. art. 17 i art. 68); art. 92 Kodeksu pracy. Stan prawny na wrzesień 2026 r.