Kiedy pracownik używa prywatnego samochodu do załatwiania spraw firmowych, pracodawca musi zwrócić mu koszty. Jeśli wyjazd odbywa się do innej miejscowości, mamy do czynienia z delegacją. Jeśli jednak pracownik krąży wyłącznie po mieście lub gminie, w której firma ma siedzibę (tzw. jazdy wokół komina), mówimy o jazdach lokalnych.
Rozliczanie jazd lokalnych z reguły odbywa się w formie stałego, miesięcznego ryczałtu. Teoretycznie uwalnia to pracownika od żmudnego spisywania każdego przejechanego kilometra w ewidencji przebiegu. W praktyce jednak, dodanie ryczałtu samochodowego do listy płac potrafi wywołać spory chaos – wymaga bowiem comiesięcznego pomniejszania o ułamek 1/22 za dni nieobecności i kryje w sobie groźną pułapkę podatkową.
Poniżej omawiamy obowiązujące w 2026 roku stawki ryczałtów za jazdy lokalne, ustawowe limity kilometrów oraz najczęstsze błędy popełniane przez firmy przy ich rozliczaniu.
Zasady opisywane w tym artykule dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego dla osób na kontraktach B2B musi być uregulowany bezpośrednio w umowie o współpracy (najczęściej doliczany do kwoty na fakturze). Stosowanie pracowniczych ryczałtów i druków 1:1 dla kontrahentów to kolejna flaga ostrzegawcza dla kontrolerów PIP szukających ukrytego stosunku pracy.
Stawki za 1 km przebiegu (2026 r.)
Podstawą do wyliczenia ryczałtu są ustawowe stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, które pozostają niezmienione od ostatniej dużej podwyżki w styczniu 2023 r.
- Samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³ – 0,89 zł
- Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł
- Motocykl – 0,69 zł
- Motorower – 0,42 zł
Przepisy wciąż posługują się archaicznym kryterium pojemności silnika w cm³, którego "elektryki" nie posiadają. Do czasu wejścia w życie nowelizacji, w praktyce i w zgodzie z interpretacjami organów podatkowych, samochody w pełni elektryczne (oraz hybrydy) rozlicza się według wyższej stawki: 1,15 zł za km.
Limity kilometrów – od czego zależą?
Pracodawca nie może przyznać pracownikowi dowolnego ryczałtu (np. równego kwocie raty leasingu pracownika). Maksymalna kwota ryczałtu jest ściśle limitowana przez ustawodawcę i zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony.
przewiń →
| Wielkość miejscowości (liczba mieszkańców) | Limit kilometrów | Stawka za 1 km | Maksymalny miesięczny ryczałt |
|---|---|---|---|
| Do 100 tys. mieszkańców | 300 km | 1,15 zł | 345,00 zł |
| Od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 500 km | 1,15 zł | 575,00 zł |
| Powyżej 500 tys. mieszkańców | 700 km | 1,15 zł | 805,00 zł |
Z powyższych limitów wyłączeni są pracownicy służb leśnych oraz ratownicy (tutaj limity są wyższe). Dla standardowego pracownika biurowego czy handlowca w Warszawie lub Krakowie, maksymalny możliwy do przyznania ryczałt to 805,00 zł brutto miesięcznie.
Jak przyznać ryczałt za samochód prywatny?
Aby wypłata była legalna, pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Dokument ten musi określać m.in.:
- markę, model, numer rejestracyjny i pojemność silnika,
- przyznany miesięczny limit kilometrów (nie wyższy niż ustawowy),
- stawkę za 1 km (nie wyższą niż ustawowa).
Co miesiąc pracownik składa pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu w danym miesiącu, w którym musi uwzględnić swoje dni nieobecności w pracy. Bez tego oświadczenia pracodawca nie ma prawa wypłacić ryczałtu.
Złota zasada 1/22 – pomniejszanie ryczałtu o nieobecności
To tutaj popełniany jest najczęstszy błąd księgowy. Ryczałt nie jest kwotą stałą! Kwotę ryczałtu ustaloną w umowie pomniejsza się o jedną dwudziestą drugą (1/22) za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy – bez względu na przyczynę.
Pomniejszenie stosuje się za dni:
- urlopu wypoczynkowego, opiekuńczego, bezpłatnego,
- zwolnienia lekarskiego (L4),
- delegacji służbowej (kiedy pracownik był w podróży i nie krążył po miejscu pracy),
- każdy inny dzień, w którym pojazd nie był używany do celów służbowych.
Przykład: Pracownik z Warszawy (limit 805 zł) przebywał przez 5 dni na urlopie wypoczynkowym. Jego ryczałt za ten miesiąc wyniesie: 805 zł - (5 × (805 zł ÷ 22)) = 805 zł - 182,95 zł = 622,05 zł.
Ułamek 1/22 jest sztywny i narzucony przez ustawodawcę. Należy go stosować w każdym miesiącu, niezależnie od tego, czy dany miesiąc kalendarzowy miał 20, 21 czy 23 dni robocze. Użycie innej wartości w kalkulacjach to błąd, który zakwestionuje kontrola.
Pułapka płacowa: ZUS a podatek PIT od ryczałtu
To największy paradoks prawny jazd lokalnych, który regularnie doprowadza do łez samodzielnych przedsiębiorców i początkujących kadrowych. Ryczałt samochodowy jest traktowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Urząd Skarbowy zupełnie inaczej.
1. Zwolnienie ze składek ZUS
Zgodnie z przepisami, ryczałt za jazdy lokalne (wypłacony do wysokości ustawowego limitu) nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Pracodawca nie płaci od niego swoich składek (emerytalnej, rentowej, wypadkowej), a z kwoty ryczałtu nie potrąca się ZUS-u pracownika ani składki zdrowotnej.
2. Brak zwolnienia z podatku PIT!
Dla standardowych pracowników firm prywatnych zwrot kosztów za jazdy lokalne w formie ryczałtu JEST przychodem podlegającym opodatkowaniu PIT. W przeciwieństwie do delegacji (gdzie kilometrówka jest wolna od podatku), ryczałt lokalny powiększa podstawę opodatkowania pracownika na liście płac. Z kwoty 805 zł pracownikowi zostanie potrącona zaliczka na podatek dochodowy (np. 12%).
Wyjątek: Z podatku PIT zwolnione są ryczałty tylko tych pracowników, którym zwrot kosztów gwarantują absolutnie odrębne ustawy (np. listonosze, leśnicy, pracownicy socjalni). Zwykły przedstawiciel handlowy musi zapłacić podatek.
przewiń →
| Kategoria | Traktowanie ryczałtu do limitu ustawowego | Traktowanie nadwyżki (np. wyższa stawka przyznana przez firmę) |
|---|---|---|
| Składki społeczne ZUS (pracownik + pracodawca) | Zwolnione | Oskładkowane |
| Składka zdrowotna ZUS | Zwolniona | Oskładkowana |
| Podatek dochodowy (PIT) | Opodatkowane 100% | Opodatkowane 100% |
Najczęstsze błędy przy ryczałtach lokalnych
- Wypłacanie stałej kwoty: Brak ręcznego pomniejszania ryczałtu o 1/22 za dni nieobecności (np. L4) skutkuje zawyżeniem wypłaty. Nadwyżka (kwota, o którą ryczałt nie został pomniejszony) staje się w pełni ozusowana! ZUS nakazuje wtedy robić korekty list płac.
- Zwolnienie z PIT: Niesłuszne zwolnienie ryczałtu z podatku dochodowego dla zwykłych pracowników ukarze Urząd Skarbowy.
- Brak oświadczenia pracownika: Wypłata ryczałtu "z automatu" bez papierowego oświadczenia pracownika za dany miesiąc jest nielegalna.
Asymetryczne obciążenia (zwolnienie z ZUS, ale pobranie PIT) oraz konieczność pilnowania ułamka 1/22 przy każdym urlopie i L4 sprawiają, że ryczałty samochodowe to zmora systemów kadrowych. Powierzając obsługę PayrollSolution, zdejmujesz z siebie ryzyko źle naliczonych podatków i zaległych składek.
📞 +48 504 501 583 | ✉️ kontakt@payrollsolution.pl
Zapytaj o outsourcing kadr i płac →
