Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – co zmienia się dla pracodawcy i działu kadr

Koniec papierowego zaświadczenia od lekarza medycyny pracy

Od 18 października 2026 r. lekarze medycyny pracy mają obowiązek wystawiać orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych w postaci elektronicznej. Dokument trafia do Systemu Informacji Medycznej jako element elektronicznej dokumentacji medycznej, pracownik widzi go na Internetowym Koncie Pacjenta, a do pracodawcy przekazuje go placówka, w której wykonano badanie. Ponieważ 18 października to niedziela, pierwsze badania w nowym trybie odbędą się w poniedziałek 19 października – głównie kandydatów do pracy i osób, którym kończą się badania okresowe.

Sam zakres badań i sposób orzekania o zdolności do pracy nie zmieniają się. Zmienia się obieg dokumentu – a to oznacza, że dział kadr, który dziś czeka, aż pracownik przyniesie zaświadczenie, od 18 października musi mieć ustalone, skąd i kiedy dostanie orzeczenie, jak je przechowa i kiedy może dopuścić pracownika do pracy. Poniżej wszystko, co trzeba sprawdzić w ciągu najbliższych dwóch tygodni.

Jak orzeczenie trafi do pracodawcy?

To najważniejsza zmiana organizacyjna i jednocześnie najczęściej pomijana. Pracodawca nie ma dostępu do Internetowego Konta Pacjenta ani do systemu e-zdrowie. Rozporządzenie przewiduje, że orzeczenie przekazuje pracodawcy podstawowa jednostka służby medycyny pracy, która przeprowadziła badanie – a termin i sposób przekazania określa umowa między pracodawcą a tą jednostką. Przepis nie narzuca ani formy (e-mail z zabezpieczonym plikiem, portal placówki dla firm, integracja z systemem kadrowym), ani terminu. Jeśli w umowie nie ma takiego zapisu, nie ma też gwarancji, że dokument dotrze do kadr w dniu badania.

Pracownik nadal może pobrać orzeczenie w PDF ze swojego IKP (zakładka „Dane medyczne" – „Medycyna pracy") i przesłać je do kadr mailem, a na życzenie dostanie w gabinecie wydruk. Warto to jednak traktować jako rozwiązanie pomocnicze: formalnym źródłem dokumentu dla pracodawcy jest placówka. Jeśli pracownik nie ma IKP, badanie i orzeczenie wystawia się normalnie – traci tylko możliwość samodzielnego podglądu dokumentu.

Co pracodawca zobaczy w e-orzeczeniu – a czego nie

Nowy wzór orzeczenia zawiera wyłącznie informacje potrzebne do decyzji o dopuszczeniu do pracy. Wyniki badań, rozpoznania i indywidualne zalecenia prozdrowotne pozostają w dokumentacji medycznej pracownika i nie są przekazywane firmie – to celowe ograniczenie wynikające z zakazu przetwarzania przez pracodawcę danych o zdrowiu ponad to, co wymagają przepisy.

Co z aktami osobowymi?

Obowiązek przechowywania orzeczeń nie znika. Orzeczenie z badania wstępnego (oraz orzeczenie od poprzedniego pracodawcy, jeśli zostało uznane) trafia do części A akt osobowych, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych – do części B, razem z kopią skierowania. Sposób przechowywania zależy od tego, jak prowadzisz dokumentację:

• akta elektroniczne (e-teczka) – plik orzeczenia dołączasz bezpośrednio do dokumentacji, bez drukowania,
• akta papierowe – sporządzasz wydruk dokumentu elektronicznego i opatrujesz go podpisem osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność z dokumentem elektronicznym (tak samo jak dziś przy e-zwolnieniach czy dokumentach podpisanych elektronicznie).

Uwaga na skierowanie: skierowanie na badania nie zostało objęte cyfryzacją. Pracodawca nadal wystawia je w dwóch egzemplarzach (dla placówki i dla pracownika), a kopię zachowuje w aktach. Bez skierowania nie da się ustalić, jakie czynniki szkodliwe i uciążliwe lekarz brał pod uwagę – dlatego kadry powinny parować każde e-orzeczenie z kopią skierowania.

Dopuszczenie do pracy – gdzie pojawia się nowe ryzyko

Art. 229 § 4 Kodeksu pracy nie zmienił się: pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań. W starym obiegu pracownik wychodził z gabinetu z papierem i tego samego dnia mógł zacząć pracę. W nowym – jeśli placówka prześle orzeczenie następnego dnia albo na nieaktualny adres, kadry formalnie nie mają dokumentu, a dopuszczenie pracownika „na słowo" to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy). Dodatkowe ryzyko: wypadek przy pracy pracownika dopuszczonego bez orzeczenia to spór z ZUS o jednorazowe odszkodowanie i możliwe roszczenia regresowe.

Rozwiązanie jest proste, ale trzeba je spisać: termin przekazania orzeczenia w umowie z placówką (najlepiej w dniu badania), dedykowany adres e-mail kadr, a do czasu otrzymania dokumentu od placówki – PDF pobrany przez pracownika z IKP jako potwierdzenie tymczasowe.

Checklista dla działu kadr przed 18 października 2026 r.

1. Umowa z jednostką medycyny pracy – sprawdź, czy istnieje i czy określa sposób oraz termin przekazywania orzeczeń elektronicznych. Jeśli nie, podpisz aneks: forma przekazania, termin (np. tego samego dnia), adres odbiorczy, osoba kontaktowa po obu stronach.
2. Bezpieczny kanał odbioru – orzeczenie to dane dotyczące zdrowia; ustal, czy pliki będą przesyłane w zaszyfrowanej formie lub przez portal placówki, i kto w firmie ma do nich dostęp (tylko kadry i osoba decydująca o dopuszczeniu do pracy).
3. Procedura dopuszczenia do pracy – zapisz w procedurze onboardingu i w regulaminie pracy, że warunkiem rozpoczęcia pracy jest orzeczenie otrzymane z placówki albo PDF z IKP potwierdzony następnie przez placówkę.
4. Akta osobowe – ustal, czy e-orzeczenia dołączasz do e-teczki, czy drukujesz z podpisem potwierdzającym zgodność. Przy aktach papierowych przygotuj wzór adnotacji.
5. Ewidencja terminów badań – nowy wzór zawiera datę następnego badania okresowego, wpisuj ją do systemu kadrowego od razu po otrzymaniu dokumentu.
6. Skierowania – nadal papierowe, w dwóch egzemplarzach, kopia do akt. Sprawdź, czy wzór skierowania opisuje aktualne czynniki szkodliwe na stanowiskach.
7. Komunikat dla pracowników – krótka informacja: orzeczenie pojawi się na IKP, placówka wyśle je do kadr, w razie opóźnienia pracownik może pobrać PDF; przypomnienie, jak założyć IKP (profil zaufany, mObywatel).
8. Zalecenia dla pracodawcy – jeśli w orzeczeniu pojawi się np. obowiązek zapewnienia okularów korygujących, zaplanuj realizację i jej udokumentowanie – to element BHP, który sprawdza PIP.