Lista płac 2026 – jak naliczać wynagrodzenie, składki ZUS i podatek?
Lista płac to podstawowy dokument każdego pracodawcy. Sprawdź aktualne stawki ZUS i podatkowe na 2026 …
Read article →
PPK Administration
We provide comprehensive support for the complex PPK system, minimizing the employer's administrative burden. Scope of activities: Calculating basic and additional PPK contributions financed by the participant and the employing entity. Preparing and sending registration, settlement, and update files to the selected financial institution. Maintaining a full register of employees joining the program and opt-out declarations (including auto-enrollment cycles). Verifying age limits (18-55 and 55-70 years) qualifying for participation. Informing the employer about necessary deadlines for transfers to fund accounts.
About this service
Pracownicze Plany Kapitałowe to obowiązkowy program długoterminowego oszczędzania, do którego pracodawca musi przystąpić niezależnie od wielkości firmy. Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o PPK – w szczególności nieterminowe zawarcie umów lub nieodprowadzanie składek – grozi grzywną do 1,5% funduszu wynagrodzeń. Administracja PPK wymaga ciągłej uwagi i znajomości przepisów, dlatego coraz więcej firm powierza ją zewnętrznemu biuru kadrowo-płacowemu.
Nasza usługa obejmuje pełną obsługę administracyjną PPK po stronie pracodawcy – od wdrożenia programu aż po bieżące rozliczenia.
Co robimy w ramach administracji PPK?
Doradzamy przy wyborze instytucji finansowej zarządzającej PPK i pomagamy zawrzeć umowę o zarządzanie oraz umowę o prowadzenie PPK.
Zgłaszamy pracowników do PPK zgodnie z ustawowymi terminami – automatycznie zapisujemy osoby między 18. a 55. rokiem życia.
Naliczamy co miesiąc składki pracownika (podstawowa 2%, dobrowolna do 2%) i pracodawcy (podstawowa 1,5%, dobrowolna do 2,5%) i uwzględniamy je na listach płac.
Obsługujemy rezygnacje z PPK – przyjmujemy deklaracje, przekazujemy do instytucji finansowej i wstrzymujemy naliczanie składek.
Przeprowadzamy obowiązkowe ponowne zapisy uczestników, którzy złożyli rezygnację – ustawowo co 4 lata (najbliższy termin: 2027).
Informujemy pracowników o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK po ukończeniu 55. roku życia.
Przekazujemy instytucji finansowej wymagane dane i dokumentację zgodną z warunkami umowy o prowadzenie PPK.
Dla kogo jest ta usługa?
Administracja PPK jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy w Polsce – niezależnie od liczby zatrudnionych. Usługa jest szczególnie przydatna dla małych i średnich firm, które nie mają własnego działu HR zdolnego do bieżącego monitorowania obowiązków ustawowych oraz obsługi rotujących pracowników.
What do we deliver?
Pomoc przy wyborze instytucji finansowej PPK
Zawarcie umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK
Zgłaszanie pracowników do programu (18–55 lat automatycznie)
Comiesięczne naliczanie składek pracownika i pracodawcy
Obsługa rezygnacji z PPK i wstrzymanie składek
Ponowne zapisy uczestników co 4 lata (wymóg ustawowy)
Obsługa wniosków pracowników po 55. roku życia
Przekazywanie danych i dokumentacji do instytucji finansowej
Most frequently asked questions
Czy każda firma musi wdrożyć PPK?
Tak. Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych obejmuje wszystkich pracodawców w Polsce, niezależnie od liczby zatrudnionych i formy prawnej działalności. Jedynym wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy, których wszyscy pracownicy złożyli rezygnację z uczestnictwa w PPK przed zawarciem umowy o zarządzanie. Nawet w takim przypadku obowiązek powraca przy zatrudnieniu nowego pracownika.
Ile wynoszą składki PPK po stronie pracodawcy?
Pracodawca jest zobowiązany odprowadzać składkę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Może dobrowolnie podwyższyć ją do maksymalnie 2,5%. Składka pracodawcy stanowi dodatkowy koszt pracy, ale jest kosztem uzyskania przychodu dla firmy. Pracownik wpłaca 2% (podstawowa) i może podwyższyć do 4%. Państwo dokłada jednorazowo 250 zł powitalnych i 240 zł rocznie.
Co się dzieje, gdy pracownik zrezygnuje z PPK?
Pracownik, który złożył pisemną rezygnację z PPK, jest z niego wypisywany i nie są za niego odprowadzane składki. Jednak co 4 lata pracodawca ma ustawowy obowiązek ponownego zapisania go do programu. Pracownik może wtedy ponownie zrezygnować, ale wymaga to złożenia nowej deklaracji. Pilnujemy tych terminów i przeprowadzamy ponowne zapisy za pracodawcę.
Kiedy należy zapisać nowego pracownika do PPK?
Pracodawca ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracownika nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął ten okres. Pilnowanie tych terminów przy rotacji pracowników bywa trudne – zajmujemy się tym w ramach bieżącej obsługi.
Jakie sankcje grożą pracodawcy za niedopełnienie obowiązków PPK?
Pracodawca, który nakłania pracownika do rezygnacji z PPK, nie odprowadza składek lub nie zawiera wymaganych umów, podlega grzywnie w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku. Kontrole w zakresie PPK prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy. Samodzielne zgłoszenie nieprawidłowości i ich naprawienie przed kontrolą może ograniczyć sankcje.
Czy możecie przejąć administrację PPK w firmie, która już wdrożyła program?
Tak. Przejmujemy obsługę PPK na każdym etapie – nie tylko przy wdrożeniu od zera. Jeśli firma samodzielnie wdrożyła PPK lub program prowadziło dotychczas inne biuro, przeprowadzamy audyt stanu administracji i przejmujemy bieżącą obsługę bez zakłóceń dla pracowników ani instytucji finansowej.
Jak PPK jest rozliczane na liście płac?
Składka pracownika na PPK jest potrącana z jego wynagrodzenia netto i nie podlega składkom ZUS, ale jest opodatkowana podatkiem dochodowym. Składka pracodawcy stanowi dodatkowy koszt pracy po jego stronie, nie jest jednak wliczana do wynagrodzenia brutto pracownika. Uwzględniamy oba elementy przy sporządzaniu list płac i dbamy o poprawne ujęcie podatkowe.
Kiedy odbywają się najbliższe obowiązkowe ponowne zapisy do PPK?
Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek ponownego zapisania do PPK wszystkich pracowników, którzy wcześniej złożyli rezygnację – cykl powtarza się co 4 lata. Kolejne automatyczne zapisy przypadają na 2027 rok. Informujemy klientów z wyprzedzeniem i przeprowadzamy cały proces w ich imieniu.
Related articles