kontakt@payrollsolution.pl | Your partner in HR and payroll
+48 504 501 583
  EN
HR Panel

HR Portal

We replace manual processes with an integrated digital environment. The HR Portal is a secure platform for employers and employees, also accessible on mobile devices (PWA). Provided as part of our service, the system includes: Time Tracking (RCP): Digital attendance recording, remote work tracking, and business trip logs with automatic shortage reporting. Absence Management: Electronic leave request flow with automatic calculation of statutory limits (seniority) and an approval hierarchy. Employee E-File: An encrypted repository for distributing documents (payslips, PIT-11 forms, contract annexes). Space Management & Calendar: Booking of workspaces (hot-desking) and parking spots, along with a global view of team availability. Analytics Module: Generating advanced reports (e.g., attendance matrices, leave provisions) with export to .xlsx and .csv.

About this service

Zarządzanie urlopami przez e-mail i śledzenie obecności w arkuszach Excel sprawdza się do pewnego momentu. Przy 15–20 pracownikach zaczynają się zgubione wnioski, konflikty terminów i managerowie zatonięci w skrzynce odbiorczej. Portal HR PayrollSolution zastępuje te procesy zintegrowanym środowiskiem cyfrowym — bez dodatkowych kosztów, bez osobnej licencji.

Portal HR jest dostępny wyłącznie dla firm korzystających z obsługi kadrowo-płacowej PayrollSolution i stanowi bezpośrednie rozszerzenie tej usługi — dane kadrowe, limity urlopowe i dokumenty płacowe są zsynchronizowane w czasie rzeczywistym.

Co zawiera Portal HR?

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych z automatycznym przeliczaniem limitów ustawowych (staż pracy, wymiar 20/26 dni) i wielostopniową hierarchią akceptacji. Manager zatwierdza wniosek jednym kliknięciem z e-maila — bez konieczności logowania do systemu.

Drabina eskalacji przy braku decyzji — jeśli wniosek urlopowy nie zostanie rozpatrzony w ciągu 3, 5 lub 7 dni, system automatycznie wysyła alert do HR. Koniec z sytuacją, gdy pracownik musi sam gonić managera.

Rejestrację czasu pracy (RCP) z rozróżnieniem na pracę w biurze, pracę zdalną i delegację. Automatyczne raportowanie braków i odchyleń bez ręcznego sprawdzania listy obecności.

E-teczkę pracowniczą — szyfrowane repozytorium dokumentów, z którego pracownik samodzielnie pobiera paski wynagrodzenia i PIT-11. Każde pobranie generuje nieusuwalny audit log: adres IP, czas i identyfikator użytkownika — kluczowe przy ewentualnej kontroli RODO.

Zarządzanie parkingiem i hot-deskingiem — gdy pracownik zgłasza home office lub jego urlop zostaje zatwierdzony, system automatycznie zwalnia przypisane mu miejsce parkingowe i biurko, które trafiają do puli rotacyjnej. Przydział przez algorytm loterii lub kolejkę (FCFS).

Moduł analityczny z raportami frekwencji, macierzami obecności i rezerwami urlopowymi — do eksportu w formatach .xlsx i .csv.

Aplikację mobilną (PWA) — działa na każdym smartfonie bez instalacji ze sklepu. Pracownik składa wniosek urlopowy z telefonu w 30 sekund.

Ile kosztuje Portal HR?

Portal HR jest wliczony w abonament obsługi kadrowo-płacowej PayrollSolution od 90 zł za pracownika miesięcznie. Nie ma osobnej licencji ani opłaty wdrożeniowej. Dla porównania: samodzielne aplikacje urlopowe dostępne na rynku kosztują od 6 do ponad 24 zł za pracownika miesięcznie — bez integracji z rzeczywistą obsługą kadrową.

What do we deliver?

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych
Akceptacja urlopu z e-maila – bez logowania do systemu
Drabina eskalacji przy braku decyzji managera (3/5/7 dni)
Rejestracja czasu pracy (biuro / zdalna / delegacja)
E-teczka z paskami wynagrodzeń i PIT-11
Audit log dostępu do dokumentów (IP + czas + użytkownik)
Zarządzanie parkingiem i hot-deskingiem
Moduł analityczny – raporty frekwencji i rezerwy urlopowe
Aplikacja mobilna (PWA) – działa bez instalacji
Koszt 0 zł – wliczona w obsługę kadrowo-płacową

Most frequently asked questions

Czym jest Portal HR PayrollSolution i dla kogo jest przeznaczony?
Portal HR PayrollSolution to platforma cyfrowa do zarządzania procesami kadrowymi w firmie – urlopami, czasem pracy, dokumentami pracowniczymi i przestrzenią biurową. Jest dostępna wyłącznie dla firm korzystających z obsługi kadrowo-płacowej PayrollSolution i stanowi bezpośrednie rozszerzenie tej usługi. Nie jest sprzedawana jako osobna licencja.
Ile kosztuje Portal HR?
Portal HR jest wliczony w abonament obsługi kadrowo-płacowej PayrollSolution – koszt dodatkowy wynosi 0 zł. Dla porównania, samodzielne aplikacje do zarządzania urlopami dostępne na rynku kosztują od 6 do ponad 24 zł za pracownika miesięcznie, bez integracji z rzeczywistą obsługą kadrową.
Jak działa akceptacja wniosku urlopowego bez logowania do systemu?
Manager otrzymuje e-mail z powiadomieniem o nowym wniosku urlopowym. W treści e-maila znajdują się dwa przyciski: zatwierdź i odrzuć. Kliknięcie jednego z nich wystarczy – system rozpoznaje managera przez jednorazowy, szyfrowany token zawarty w linku. Nie wymaga logowania, pamiętania hasła ani otwierania aplikacji. To eliminuje sytuację, gdy wniosek czeka tygodniami, bo manager zapomniał sprawdzić portal.
Co to jest drabina eskalacji i jak działa?
Drabina eskalacji to mechanizm automatycznych alertów uruchamianych, gdy wniosek urlopowy nie zostanie rozpatrzony w wyznaczonym czasie. Można ustawić progi na 3, 5 lub 7 dni – po ich przekroczeniu system wysyła powiadomienie do działu HR lub przełożonego wyższego szczebla. Pracownik nie musi sam przypominać się managerowi, a HR ma pełną widoczność zaległych decyzji.
Jak działa zarządzanie parkingiem i hot-deskingiem?
Gdy pracownik zgłasza home office lub jego urlop zostaje zatwierdzony, system automatycznie zwalnia przypisane mu miejsce parkingowe i biurko – trafiają one do puli rotacyjnej dostępnej dla innych pracowników. Przydział wolnych zasobów odbywa się przez algorytm losowy (loteria) lub kolejkowy (FCFS – kto pierwszy, ten lepszy). Wbudowany jest 15-minutowy bufor bezpieczeństwa, który zapobiega natychmiastowemu zwolnieniu miejsca w razie pomyłkowego kliknięcia.
Co to jest audit log i dlaczego ma znaczenie dla RODO?
Każde pobranie dokumentu płacowego – paska wynagrodzenia lub PIT-11 – przez pracownika generuje w systemie nieusuwalny wpis zawierający: adres IP, dokładny czas, typ przeglądarki i identyfikator użytkownika. Dokumenty przechowywane są pod kryptograficznymi identyfikatorami, nie pod imionami pracowników. W przypadku incydentu bezpieczeństwa danych firma może precyzyjnie wykazać, kto, kiedy i skąd uzyskał dostęp do konkretnych dokumentów – co jest istotne przy kontroli UODO.
Czy Portal HR działa na telefonach i tabletach?
Tak. Portal HR działa jako PWA (Progressive Web App) – czyli aplikacja webowa, którą można dodać do ekranu głównego smartfona jak zwykłą aplikację, bez pobierania jej ze sklepu App Store ani Google Play. Działa na każdym urządzeniu z przeglądarką – iPhone, Android, tablet – i nie wymaga instalacji ani aktualizacji po stronie pracownika.
Jakie raporty generuje moduł analityczny Portalu HR?
Moduł analityczny umożliwia generowanie raportów frekwencji, macierzy obecności (kto był w biurze, zdalnie lub na urlopie w danym okresie) oraz zestawień rezerw urlopowych – czyli ile dni urlopu mają do wykorzystania poszczególni pracownicy lub cały zespół. Raporty można eksportować do pliku .xlsx lub .csv i przekazywać do działu finansowego lub zarządu bez ręcznego przygotowywania zestawień

Related articles

+48 504 501 583