Karty sportowe, darmowe wejściówki na siłownię, prywatne pakiety medyczne czy dofinansowania do lunchu to w 2026 roku już nie wyróżnik, ale standardowa część oferty na polskim rynku pracy. Pracownicy uwielbiają benefity, ale dla działów kadr stanowią one jedno z największych wyzwań podatkowo-składkowych.
Kluczowa zasada, którą organy skarbowe stosują bezwzględnie, brzmi: zdecydowana większość benefitów finansowanych przez pracodawcę stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Oznacza to, że co do zasady powinieneś doliczyć ich wartość do wynagrodzenia, a następnie odprowadzić od tego zaliczkę na PIT oraz pełne składki ZUS.
Istnieje jednak całkowicie legalny sposób (zapisany w rozporządzeniu składkowym), który pozwala firmom zaoszczędzić dziesiątki tysięcy złotych na składkach ZUS od tych świadczeń. Słowem-kluczem jest tutaj współfinansowanie. W tym artykule rozkładamy na czynniki pierwsze rozliczanie najpopularniejszych benefitów w 2026 roku.
Pakiety medyczne i karty sportowe a ZUS – jak uniknąć składek?
Jeśli kupujesz pracownikowi pakiet prywatnej opieki medycznej za 150 zł miesięcznie lub kartę Multisport i pokrywasz 100% tego kosztu z firmowych środków obrotowych, kwota 150 zł jest w pełni ozusowana i opodatkowana. Twoje koszty zatrudnienia rosną, a pracownik dostaje mniejszą pensję "na rękę" (bo potrącasz mu z niej składki i podatek od tego benefitu).
Możesz jednak tego uniknąć, powołując się na § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. Zgodnie z tym przepisem z podstawy wymiaru składek ZUS zwolnione są korzyści materialne polegające na uprawnieniu do zakupu artykułów, przedmiotów lub usług po cenach niższych niż detaliczne.
Aby zwolnić pakiety medyczne i karty sportowe z ZUS w 2026 r., musisz spełnić łącznie trzy warunki:
- Prawo do zakupu usług (np. pakietu Luxmed, Medicover) musi być zapisane bezpośrednio w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym lub innym dokumencie o wynagradzaniu. Sama umowa o pracę czy umowa z dostawcą kart to za mało!
- Świadczenie musi mieć formę niepieniężną (nie dajesz pracownikowi gotówki, tylko usługę).
- Pracownik musi ponosić częściową odpłatność (współfinansowanie).
Przepisy nie określają minimalnej kwoty. Wystarczy, że pracownik zapłaci "symboliczną złotówkę". Przykładowo: pakiet kosztuje 100 zł. Zapisujesz w regulaminie, że pracownik potrąca ze swojej pensji 1 zł, a firma dopłaca 99 zł. W efekcie całe 99 zł (dopłata pracodawcy) jest całkowicie zwolnione ze składek ZUS (społecznych i zdrowotnej).
Uwaga na PIT!
Zwolnienie z ZUS nie oznacza zwolnienia z podatku dochodowego. Od wspomnianej wyżej kwoty 99 zł pracodawca nadal musi naliczyć i pobrać od pracownika zaliczkę na podatek PIT w miesiącu, w którym udostępnił mu kartę lub pakiet medyczny.
Darmowe posiłki w firmie i karty "Lunchowe"
Dofinansowanie do jedzenia (kateringi dietetyczne, karty przedpłacone typu Sodexo na jedzenie) to kolejny popularny benefit. Tu przepisy również nakładają ścisłe ramy.
Od kilku lat obowiązuje zwiększony limit zwolnienia. Wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków jest wolna od składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika.
Aby skorzystać ze zwolnienia z ZUS (do limitu 450 zł), muszą być spełnione warunki:
- Świadczenie ma formę gotowych posiłków udostępnianych w firmie (np. kantyna) lub bonów/kart przedpłaconych uprawniających wyłącznie do zakupu posiłków lub żywności.
- Kartą nie można wypłacić gotówki z bankomatu ani zapłacić za nic innego niż jedzenie.
Jeśli wartość karty na jedzenie wynosi np. 600 zł miesięcznie, zwolniona z ZUS jest kwota 450 zł, a różnica (150 zł) podlega pełnemu oskładkowaniu i doliczeniu do podstawy PIT pracownika.
Wiele firm pozwala pracownikom zgłosić do pakietu medycznego męża, żonę lub dzieci. Jeśli pracodawca finansuje (lub współfinansuje) pakiety dla osób trzecich, kwota tej dopłaty zawsze podlega opodatkowaniu u pracownika i w pełni podlega ZUS! Wspomniane wcześniej zwolnienie z § 2 rozporządzenia działa tylko wtedy, gdy pakiet kupujesz osobiście dla swojego pracownika.
Świadczenia BHP a "zwykłe" benefity
Warto wyraźnie odróżnić benefity od obowiązków z zakresu BHP. Świadczenia, do których pracodawca jest bezwzględnie zmuszony przepisami prawa pracy – takie jak woda i napoje chłodzące latem, posiłki profilaktyczne (dla pracowników fizycznych pracujących w ciężkich warunkach), czy okulary korygujące do pracy przed monitorem – nie są przychodem pracownika. W ich przypadku nie nalicza się ani PIT, ani ZUS, niezależnie od kwoty.
Jeśli jednak "zwykłemu" pracownikowi biurowemu sponsorujesz darmowe "owocowe czwartki" na stołówce, a jedzenie jest ogólnodostępne i nie jesteś w stanie przypisać, kto zjadł ile jabłek – to zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, nie możesz ustalić indywidualnego przychodu i takie świadczenie nie będzie podlegało opodatkowaniu PIT.
Błąd w zapisach regulaminu wynagradzania (np. brak wyraźnego wskazania obowiązku partycypacji pracownika) skutkuje tym, że przy kontroli ZUS uznaje wszystkie benefity za oskładkowane za 5 lat wstecz. To może oznaczać dla firmy dziesiątki tysięcy złotych zaległych składek do dopłaty z odsetkami. Skonstruowanie bezpiecznych regulaminów i wdrożenie nowoczesnej obsługi płac zostaw nam. W PayrollSolution zabezpieczymy Twoją listę płac.
📞 +48 504 501 583 | ✉️ kontakt@payrollsolution.pl
Zapytaj o outsourcing kadr i płac →
