Ile naprawdę kosztuje pracownik?

Wielu przedsiębiorców planujących zatrudnienie pierwszego lub kolejnego pracownika patrzy wyłącznie na kwotę wynagrodzenia brutto. W rzeczywistości jest to jedynie część kosztów, jakie ponosi pracodawca.

Do wynagrodzenia brutto należy doliczyć składki finansowane przez pracodawcę, a w niektórych przypadkach również wpłaty do PPK, koszty badań lekarskich, szkoleń BHP, wyposażenia stanowiska pracy czy odzieży roboczej.

Dlatego przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu warto policzyć całkowity koszt pracownika.

Najprostszym sposobem jest skorzystanie z naszego Kalkulatora Kosztów Zatrudnienia, który automatycznie uwzględnia składki ZUS, podatki oraz pozostałe obowiązkowe obciążenia.

Z czego składa się koszt zatrudnienia pracownika?

Całkowity koszt pracodawcy obejmuje nie tylko wynagrodzenie brutto zapisane w umowie o pracę.

Najważniejsze elementy kosztów to:

  • wynagrodzenie brutto,
  • składka emerytalna finansowana przez pracodawcę,
  • składka rentowa,
  • składka wypadkowa,
  • Fundusz Pracy,
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),
  • ewentualne wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).

W praktyce oznacza to, że koszt zatrudnienia jest wyższy od wynagrodzenia brutto nawet o kilkanaście lub kilkadziesiąt procent.

Co składa się na koszt pracodawcy?

przewiń →

Element Kto finansuje?
Wynagrodzenie brutto Pracodawca
Składka emerytalna Pracodawca
Składka rentowa Pracodawca
Składka wypadkowa Pracodawca
Fundusz Pracy Pracodawca
FGŚP Pracodawca
PPK (jeżeli obowiązuje) Pracodawca i pracownik

Przykład kosztu zatrudnienia

Załóżmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 7 000 zł brutto.

Oprócz tej kwoty pracodawca opłaca obowiązkowe składki finansowane z własnych środków. Ostateczny koszt zatrudnienia będzie więc wyższy niż samo wynagrodzenie zapisane w umowie.

Dokładna wysokość kosztów zależy między innymi od:

  • stopy składki wypadkowej,
  • uczestnictwa pracownika w PPK,
  • przysługujących ulg i zwolnień,
  • statusu pracownika (np. osoby do 26 roku życia).
Każda firma może mieć nieco inny koszt zatrudnienia. Dlatego najlepiej wykonać indywidualne wyliczenie z wykorzystaniem aktualnych stawek.

Jakie dodatkowe koszty często pomijają przedsiębiorcy?

Poza obowiązkowymi składkami należy uwzględnić również koszty organizacyjne związane z zatrudnieniem pracownika.

  • badania wstępne i okresowe,
  • szkolenia BHP,
  • wyposażenie stanowiska pracy,
  • sprzęt komputerowy lub telefon,
  • oprogramowanie i licencje,
  • odzież robocza i środki ochrony indywidualnej,
  • obsługa kadrowo-płacowa.

W wielu firmach właśnie te wydatki powodują, że rzeczywisty koszt zatrudnienia jest znacznie wyższy od początkowych założeń.

Czy można obniżyć koszt zatrudnienia?

Tak, ale wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Najczęściej przedsiębiorcy korzystają z:

  • dofinansowań z urzędów pracy,
  • refundacji kosztów zatrudnienia,
  • ulg dla młodych pracowników,
  • optymalnego doboru formy zatrudnienia,
  • outsourcingu usług kadrowo-płacowych.

Każde rozwiązanie powinno zostać przeanalizowane indywidualnie z uwzględnieniem charakteru działalności oraz planowanego zatrudnienia.

Nie należy wybierać formy zatrudnienia wyłącznie ze względu na niższe koszty. Nieprawidłowe stosowanie umów cywilnoprawnych lub współpracy B2B może zostać zakwestionowane podczas kontroli PIP lub ZUS.

Dlaczego warto policzyć koszt zatrudnienia przed podpisaniem umowy?

Znajomość pełnego kosztu pracownika pozwala lepiej zaplanować budżet firmy oraz uniknąć nieprzewidzianych wydatków.

Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorców zatrudniających pierwszego pracownika oraz dynamicznie rozwijających się firm.

Przed podpisaniem umowy warto również sprawdzić całkowity koszt wynagrodzenia w różnych wariantach – z uwzględnieniem PPK, ulg podatkowych oraz wysokości składki wypadkowej.

Jeżeli chcesz poznać rzeczywisty koszt zatrudnienia konkretnego pracownika, skorzystaj z naszego Kalkulatora Kosztów Zatrudnienia. Narzędzie automatycznie wylicza całkowity koszt pracodawcy na podstawie aktualnych przepisów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy koszt pracownika to tylko wynagrodzenie brutto?

Nie. Pracodawca finansuje również składki ZUS oraz inne obowiązkowe fundusze, dlatego całkowity koszt zatrudnienia jest wyższy od kwoty brutto.

Od czego zależy koszt zatrudnienia?

Między innymi od wysokości wynagrodzenia, rodzaju umowy, składki wypadkowej, uczestnictwa w PPK oraz ewentualnych ulg i zwolnień.

Jak najszybciej obliczyć koszt pracownika?

Najwygodniej skorzystać z internetowego kalkulatora kosztów zatrudnienia, który uwzględnia aktualne składki oraz obowiązujące przepisy.

Podstawę prawną stanowią w szczególności: Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.