Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Obowiązkowy formularz wypełniany przez osobę nowo zatrudnioną. Pamiętaj, aby dołączyć do niego klauzulę informacyjną RODO Twojej firmy.

Instrukcja wypełnienia

Zgodnie z przepisami, dokument ten pracownik wypełnia najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia. Należy go przechowywać w Części B akt osobowych.

Jak uzupełnić formularz (wskazówki dla pracownika):

Wypełnij czytelnie wszystkie podstawowe dane (imię, nazwisko, adres, PESEL).

Punkty 4 i 5 (dane dzieci i rodziny) uzupełniasz tylko wtedy, gdy będziesz chciał korzystać z przywilejów pracowniczych (np. zwolnienia na opiekę z art. 188 K.p., urlopu opiekuńczego, czy zgłoszenia dziecka do Twojego ubezpieczenia w ZUS). Jeśli nie, pozostaw te pola puste.

Punkt 9 (numer rachunku bankowego) – od 2019 roku wypłata na konto jest domyślną i preferowaną przez ustawodawcę formą wypłaty. Wpisz numer konta, chyba że złożyłeś oddzielny papierowy wniosek o wypłatę wynagrodzenia gotówką do rąk własnych.

Punkt 10 (osoba do kontaktu w razie wypadku) – jej podanie jest w pełni dobrowolne, pracodawca nie może Cię do tego zmusić, ale ze względów bezpieczeństwa warto to zrobić.

Podstawa prawna

Art. 22¹ § 3 i § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Najczęstsze pytania

Czym ten dokument różni się od kwestionariusza dla kandydata?

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie (kandydat) podaje znacznie węższy zakres danych (głównie imię, nazwisko, wykształcenie, doświadczenie zawodowe i dane kontaktowe). Dopiero po faktycznym podpisaniu umowy o pracę, pracodawca ma prawo wręczyć ten kwestionariusz i zażądać podania numeru PESEL, numeru konta bankowego, dokładnego adresu zamieszkania czy danych dzieci.

Czy pracodawca może zażądać we wniosku skanu dowodu osobistego?

Absolutnie nie. Jest to jedno z najczęstszych naruszeń RODO w działach kadr. Pracodawca może jedynie poprosić o "okazanie" dowodu osobistego w celu weryfikacji tożsamości, ale kserowanie, skanowanie czy zatrzymywanie dowodu osobistego w aktach osobowych jest surowo zabronione.

Czy w kwestionariuszu osobowym można pytać o niekaralność?

Tylko w ściśle określonych przypadkach wynikających bezpośrednio z odrębnych ustaw (wymóg ten dotyczy np. nauczycieli, osób pracujących z dziećmi, służb mundurowych, pracowników ochrony, pracowników sektora finansowego). Przy zatrudnianiu na standardowe stanowiska (np. pracownik biurowy, magazynier, sprzedawca) pracodawca nie ma prawa pytać o karalność ani żądać zaświadczenia z KRK.

Co zrobić, jeśli zmienię miejsce zamieszkania w trakcie zatrudnienia?

Masz obowiązek poinformować o tym fakcie dział kadr, ponieważ wpływa to m.in. na Twoje dokumenty podatkowe (PIT) i ubezpieczeniowe. Wystarczy, że złożysz aktualizację danych osobowych u swojego pracodawcy.

Wróć do katalogu dokumentów